Jun 16, 2015

Consejos para evitar perder dinero trabajando freelance

Publicado en Dinero, Trabajo

Consejos para evitar perder dinero trabajando freelance

Existe una serie de errores comunes que no debes permitirte al aceptar nuevos encargos de tus clientes y así evitar perder dinero trabajando freelance.

Cuando eres freelancer, cada nuevo proyecto que emprendes te llena de entusiasmo, pues significa no solo un nuevo desafío para tus habilidades sino más dinero para ti. Pero puede haber ocasiones en las que te veas tentado a aceptar casi cualquier trabajo. A lo mejor sea una temporada baja del año y necesites aumentar la cantidad de proyectos en los que trabajar para generar más ingresos. Sin embargo, para evitar perder dinero, debes tener en cuenta una serie de consejos que te presentamos a continuación.

  1. Presentar oferta sin revisar los costos

Para evitar perder dinero en trabajos poco rentables, nunca presentes una oferta sin consultar y revisar tus costos, ya que es indispensable saber cuánto debes cobrar por tus trabajos freelance, es importante que actualices regularmente tus tarifas para asegurarte de que sean competitivas en el mercado y, sobre todo, rentables para ti; recuerda que puedes consultar al cliente su presupuesto pero no debes aceptarlo si no te parece.

Para tus nuevos proyectos, siempre toma en cuenta el tiempo en que debe ser ejecutado, así como el nivel de dificultad y la cantidad de posibles cambios que requiera. Esto te permitirá saber si tus tarifas están bien establecidas y no estás perdiendo en lugar de ganar.

  1. Trabajar sin una aprobación por escrito

No hagas el trabajo solo con una aprobación verbal de la oferta presentada, tu cliente debe dar por aceptada tu contratación por escrito. Teniendo en cuenta el tipo de cliente para el que trabajas, solicita su confirmación, ya sea mediante una orden de compra o recibir la oferta que enviaste debidamente firmada; cuando se trate de empresas, esta deberá venir también sellada, no lo olvides.

Si la confirmación se hace vía correo electrónico, puedes dar un margen de tiempo para que el cliente te entregue la orden, pero no debe pasar de un par de días. Las razones: el cliente está dando por aceptado no solo que te ha contratado sino las condiciones bajo las cuales se te contrata y la forma de pago, para evitar malos entendidos en el futuro.

  1. Trabajar sin asegurar tu pago

Aunque cobrar un anticipo es una práctica común en el medio, cuando trabajas freelance puede ocurrir que algunos clientes te digan que te pagarán 100% contra entrega. No deberías aceptar un trabajo sin cobrar un anticipo o sin tener una forma de garantizar que el pago se te realizará una vez finalice el proyecto.

En primer lugar, es posible que necesites algunos insumos  para comenzar a trabajar. Además, así eliminas la posibilidad de que pierdas tu tiempo y recursos en un proyecto que se termina no haciendo, o en el peor de los casos, que te cancelen a ti, el proyecto siga y se queden con tus ideas.

No entregues avances sin haber recibido un anticipo o abono. Si debes mostrarlo al cliente, presenta un “dummy” o versión no utilizable, capturas en jpg, sitios que no permitan copiarlo, también puedes colocar marcas de agua, presentar el avance en propia tu computadora, etc.

Generalmente, se solicita un anticipo del 50%, pero eso puede depender de la duración del proyecto, la cantidad de dinero que se invertirá en el mismo y, en el caso de empresas, de las políticas de pago de cada una.

Una opción recomendable es que el pago se divida en tres partes: un anticipo del 30%, un pago del 40% por avance del proyecto y el restante 30% contra entrega. Otra alternativa aún más efectiva es utilizar una plataforma que cuente con escrow, o depósito en garantía, para que tu pago sea seguro contra entrega.

  1. El presupuesto más bajo gana el proyecto

Aunque no es una norma rígida, de preferencia aléjate de los clientes que te dicen que contratarán al que presente la oferta más baja de todas, y más aún de los que dicen “tengo esta cantidad y nada más”, pues eso significa que no negociarán contigo y tampoco tendrán en cuenta la calidad ni tu experiencia técnica.

Eres tú quien debe poner el precio, pues tú sabes bien cuánto cuesta hacer el trabajo. No aceptes nada que esté debajo de eso; sino, en lugar de ganar, estarás perdiendo dinero.

Desde luego, si vas comenzando como freelancer, a veces puedes ganar reputación con trabajos de bajo costo, pero lo recomendable es que siempre tengas un margen de negociación para tus tarifas. No regales tu trabajo, pues al final el mercado se devalúa y se vuelve menos rentable, y tú definitivamente no quieres eso, ya que significa más trabajo y menos dinero.

  1. Clientes informales

Dicen que el trabajo menos rentable es el que no se hace, pero en realidad es aquel en el que gastas tus insumos y tiempo (que pudiste haber utilizado buscando nuevos clientes o haciendo otros proyectos) en un cliente al que tendrás que perseguir para que te pague y terminará haciéndolo por pequeños y esporádicos abonos o que, en el peor de los casos, desaparecerá sin pagarte.

Para evitar perder dinero, definitivamente debes evitar trabajar con clientes que tienen fama de ser informales, atrasar pagos o cancelar proyectos. Clientes que no quieren formalizar nada mediante una propuesta firmada ni nada por escrito, o que insisten en que avances mientras ellos “te consiguen tu anticipo”, el cual no aparece nunca. O peor aún, clientes que te dicen que en este momento no tienen el presupuesto pero que están “esperando un dinero y de ahí viene tu pago”.

Por mucho que necesites proyectos, mejor emplea tu tiempo en buscar nuevos clientes, ya que un cliente informal no vale la pena.

  1. Proyectos que sabes que no funcionarán

Si lo que tu cliente te solicita son cosas demasiado inverosímiles y tu experiencia te dice que no van a funcionar, es mejor que hables claramente y le expliques al cliente porqué su proyecto no es viable o no funcionará de la manera en que él espera que lo haga. De lo contrario, tarde o temprano terminará viendo esa realidad, tú ya habrás hecho avances y cobrado un anticipo, y el cliente seguramente deberá cancelar el proyecto.

A nadie le gusta sentir que pagó por nada y si tú trabajaste en un proyecto así, lo más probable es que se sienta reacio a pagarte el dinero restante por tu tiempo y que, incluso, no desee volver a contratarte.

Evita proyectos de este tipo, pues tu reputación vale y mucho, debes cuidarla para tener trabajo siempre y además para no perder tu tiempo ni hacérselo perder a tus clientes.

  1. Objetivos y alcances poco claros

Ten cuidado con clientes que no tienen bien definido qué es lo que quieren, pues es posible que termines trabajando en montones de propuestas que no se utilicen y que al final tu cliente te reclame que “no has hecho nada”, cuando en realidad has perdido mucho tiempo en propuestas que se rechazan y cambios que se hacen y deshacen sin una idea clara de hacia dónde se va. Para evitar esto, es importante que tu oferta detalle lo siguiente:

  • Qué servicios incluye tu contratación y qué no. Así evitarás que se te pidan cosas adicionales y no te las paguen, y no encontrarás sorpresas del tipo “se me olvidaba que también debías hacer esto”, y que resulte ser algo que sale de tu presupuesto.
  • Los insumos que el cliente tiene que entregar para comenzar a trabajar.  Muchas veces se necesita de información inicial por parte del cliente, apégate a esa fecha de recibido y define en tu propuesta que a partir de ese día empieza a contar el período de desarrollo del proyecto.
  • Cantidad de propuestas para aprobación. Así te aseguras de que cumplirás con el plazo de entrega, ya que no perderás tiempo en decenas de propuestas que nunca se aprueban. Dos o tres deben bastar.
  • Cantidad de sesiones para revisión y cambios. Define un par de sesiones para hacer cambios por cada avance presentado, el cliente deberá revisar y hacer todas sus observaciones en ese par de sesiones.
  • Fecha de entrega del proyecto. Un proyecto sin fecha de entrega definida es un proyecto que posiblemente te termine quitando más tiempo del que es rentable invertir en tu proyecto. En tu oferta define la vigencia del precio, así como el tiempo que te tomará hacer el proyecto a partir de la fecha en que el cliente te apruebe la oferta y te entregue todos los insumos para iniciar. De preferencia, haz un cronograma de trabajo definido por semanas, discútelo con tu cliente y apruébenlo juntos. De esta manera, todos tendrán claros los objetivos, alcances y plazo del proyecto.

Consejos finales

Para terminar, algunos consejos para manejar tus finanzas de manera más inteligente y no perder liquidez son:

No te sobrecargues de trabajo: Acepta solo la cantidad de proyectos que puedes manejar, así quedas bien con todos tus clientes entregando a tiempo y te aseguras de que te vuelvan a contratar en el futuro.

No gastes tu dinero antes de ganarlo: Aunque te hayan prometido varios proyectos durante el año, no te acostumbres a gastar dinero porque “crees” que después vas a ganar más. Nada es seguro hasta que no se firma el contrato y te dan tu anticipo.

Ahorra: Nunca está demás el consejo del ahorro para un profesional, pero en especial si eres freelancer, debes guardar siempre un porcentaje de tus ganancias para amortizar temporadas bajas de trabajo o en caso de una emergencia imprevista. Crea un presupuesto de vida y hazte el propósito de respetarlo.

Mantén siempre un fondo disponible, incluso si estás ahorrando para una compra en concreto, como un equipo nuevo o algo para tu hogar, no debes gastar todos tus ahorros, siempre guarda algo de dinero.

Toma en cuenta estas recomendaciones; establece siempre de forma clara las condiciones para tus contratos y sé cuidadoso con tus finanzas para evitar perder dinero y asegurar tu satisfacción económica como freelancer.


Cover: Jeremy Brooks

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