Saber cómo manejar el equipo de trabajo es un factor fundamental para el éxito de los proyectos de tu negocio, por ello se debe establecer una excelente relación con los colaboradores y mantener una comunicación fluida, a la vez que se alienta el espíritu de equipo; sin embargo, como propietario o gerente general, no siempre puedes estar presente en cada trabajo y se vuelve necesario delegar responsabilidad o buscar ayuda para la gestión de proyectos.

Es aquí donde un gestor de proyectos o Project Manager juega un papel clave para ayudarte.

Sea cual sea tu negocio, cuando se trata de la ejecución de proyectos, existen varios factores en común. Para comenzar, el éxito o fracaso del equipo se comparte y se toma colectivamente y no de forma individual. Esto quiere decir que cada uno de los miembros que integran el equipo deben confiar en el colectivo sabiendo que el éxito depende de todos y cada uno de ellos.

Aunque cada proyecto tiene sus particularidades, dependiendo del giro de tu empresa, en todos se dan los siguientes fenómenos:

  • Existe presión para terminarlo en el plazo de ejecución definido
  • El presupuesto y recursos son limitados
  • Es necesaria una comunicación constante con el cliente

La buena gestión de proyectos requiere dominar habilidades como la comunicación, la rapidez en la evaluación de situaciones para tomar decisiones acertadas y el discernimiento para saber qué cosas son prioritarias sobre otras. Se debe aprovechar los recursos de la mejor forma para completar todo en los tiempos requeridos.

Por ejemplo, en ocasiones, una llamada telefónica o reunión de 15 minutos puede ser mucho más efectiva que decenas de correos o tareas asignadas. Pero en otras, es necesario un chequeo minucioso y por escrito de trabajo a realizar; sobre todo, si existen muchas variables a controlar.

¿Qué es un Project manager y cuáles son sus funciones?

Un Project Manager o encargado de gestión de proyectos es la persona cuya función es dirigir proyectos de todo tipo dentro de la empresa. Es decir que se encarga de que el mismo se desarrolle de forma adecuada de principio a fin para lograr los objetivos propuestos.

Su misión no es solo encargarse de coordinar el trabajo de equipo en cada proyecto, sino también los recursos, tiempos de ejecución y problemas que puedan presentarse durante el desarrollo del mismo.

Aunque esta persona asume el rol directivo de la gestión de proyectos, un Project manager debe tener un trato más horizontal con todo el equipo de trabajo.

Entre las funciones más relevantes de un Project Manager o PM se encuentran:

  • Definir los objetivos y alcances de cada proyecto
  • Especificar la calidad esperable de los mismos
  • Calcular tiempos de cada hito o etapa del proyecto
  • Presupuestar los recursos necesarios
  • Gestionar proveedores y recursos
  • Controlar gastos
  • Determinar los procesos a seguir
  • Crear el plan de trabajo
  • Dirigir, supervisar y motivar al equipo de trabajo
  • Gestionar los riesgos o problemas que surjan
  • Llevar control del progreso en el trabajo realizado
  • Ser el canal de comunicación entre el equipo y el cliente

Como ves, estas funciones son de gran importancia y requieren atención continua en cada trabajo a realizar.

Por lo anterior, el encargado de gestión de proyectos debe poseer habilidades como:

  • Liderazgo
  • Facilidad para trabajar en equipo
  • Buena comunicación
  • Habilidad para resolución de problemas
  • Ser organizado
  • Saber delegar responsabilidad
  • Orientado a resultados
  • Detallista

Entre otras.

Algunos de los beneficios de contratar un Project Manager:

Un Project Manager puede ayudarte con toda la parte de coordinación para que tú puedas encargarte de otras áreas de negocio. Algunos de los beneficios de contratar a alguien para que se encargue de la gestión de proyectos son:

Ahorrar tiempo: Un administrador de proyectos tomará la responsabilidad y seguimiento completo del proyecto, de principio a fin, lo cual te ayudará a salir más rápido con tus pendientes, despejando tu agenda de trabajo.

Ahorrar dinero: Parte de las funciones y responsabilidades del PM es crear relaciones sólidas con los mejores proveedores para garantizar mejores resultados y precios en cada trabajo. Además, como experto en optimizar recursos, sabrá como obtener el máximo rendimiento con menos inversión.

Ampliar tus horizontes comerciales: Un buen PM te ayudará a gestionar el día a día en el trabajo para que puedas enfocarte en otras áreas de negocio, en lugar de microgestionar todo por tu cuenta. Así, mientras el gestor de proyectos se encarga del seguimiento a los mismos, tú puedes ocuparte, por ejemplo, de la generación de oportunidades o la planificación de estrategias de crecimiento comercial.

Minimizar riesgos: Un PM consciente sabe qué obstáculos buscar y tiene un plan para resolver todo tipo de problemas en caso de que amenacen con descarrilar su proyecto.

¿Cómo contratar un profesional en gestión de proyectos?

Estos son algunos de los aspectos a evaluar para contratar a un experto en gestión de proyectos:

Conocimientos específicos en el área de gestión de proyectos:

El primer aspecto a revisar es que el candidato a contratar tenga los conocimientos requeridos. Esto puede ser una licenciatura o diplomado en gestión de proyectos o una ingeniería industrial, conocimientos en metodologías como Scrum, Kanban, Agile, Lean, SixSigma, entre otros.

Pregunta específicamente qué conocimientos técnicos tiene en el área. También, cuáles son sus métodos favoritos de trabajo y por qué. Esto te dará una idea de su forma de trabajar y de que realmente estás tratando con alguien con los conocimientos adecuados.

Coordinación de equipos remotos:

Actualmente, esta es una habilidad que toma gran relevancia en épocas pospandemia, ya que muchos de los proyectos han pasado a ejecutarse de manera remota. Además, gracias a las tecnologías de la comunicación varias empresas optan por contratar servicios freelance de forma internacional.

Una empresa puede perfectamente estar ubicada en México y contratar a un freelancer en Colombia, por ejemplo.

Por tanto, la gestión de proyectos requerirá no solo conocimientos de metodologías, sino de uso de tecnologías a través de herramientas digitales como Trello, Asana, ClickUp o Wrike (por poner algunos ejemplos), para coordinar el trabajo en equipo y dar seguimiento a tiempos y tareas asignadas.

Además, esto te dará la tranquilidad de que no necesitarás estar todo el tiempo “encima de la persona” revisando los avances, ya que un freelancer acostumbrado a trabajar a distancia sabe organizarse y coordinar el trabajo.  

Pregunta si tiene experiencia trabajando de forma remota y qué herramientas utiliza. Si en tu negocio ya usas alguna de las herramientas existentes para trabajar, consulta específicamente si la conoce.

Habilidad para colaborar entre equipos:

Un buen gestor de equipo debe poder facilitar la colaboración entre un equipo multidisciplinario, pero además entre diferentes equipos de trabajo.

Por ejemplo: si se trata de un proyecto de desarrollo de software, poder facilitar o propiciar la colaboración entre desarrolladores, diseñadores, equipo de pruebas de calidad, etc.

Puedes solicitar referencias o estudios de casos para tener una mejor idea de la habilidad que tiene la persona para ello.

Gestión de contratiempos y conflictos:

Una pregunta importante a hacer al candidato es qué hace en casos de que el proyecto presente contratiempos o que haya miembros del equipo que no estén rindiendo como deberían. Estas son algunas de las preguntas que le puedes hacer:

  • ¿Qué harías si detectas que el proyecto se está atrasando, cómo lo solucionarías?
  • ¿Cómo lidias con un miembro del equipo que va más lento que el resto?
  • ¿Cómo lidias con los conflictos internos en un equipo de trabajo?
  • ¿En qué casos escalarías un problema?
  • ¿Alguna vez no has cumplido con el tiempo de entrega o presupuesto?

Son algunas de las preguntas que puedes hacer al gestor de proyectos para saber más de su metodología en casos de presión o de surgir contratiempos.

Disponibilidad:

Aunado a lo anterior, debes saber que en ocasiones los proyectos pueden sufrir retrasos en ocasiones o necesitar revisiones adicionales.

Asegúrate de que el candidato a contratar tenga buenas referencias y excelente comunicación. Que puedas ubicarlo fácilmente, ya sea por correo, llamadas o mensajería instantánea.

Pregúntale qué pasaría en caso de que un proyecto requiriese una atención de emergencia.

Experiencia con proyectos similares:

Averigua si el candidato ha trabajado exitosamente en proyectos similares al tuyo en cuanto al sector, alcance y objetivos a lograr. Debe poseer referencias positivas de su trabajo realizado.

Consulta en qué sectores ha trabajado y si tiene referencias de otros clientes. También, puedes solicitar y revisar su portafolio para conocer más de su trayectoria.

Ten en cuenta que la idea de contratar un profesional freelance en gestión de proyectos es que puedas ahorrar costos en el proyecto, con la ayuda de alguien que supervise que todo se ejecute de forma óptima.

Además, que te ayude a despejarte canales para que tú te enfoques en algo más dentro del negocio. O incluso, que puedas encargarte de proyectos más delicados o que requieran tu atención directa. De ese modo, podrás atender a más clientes de manera más eficiente.

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