¿Qué es un cronograma de trabajo?
Un cronograma es una lista lógica de las tareas de un proyecto, que representa las tareas y personas responsables de cada una, en etapas y fechas de ejecución. Esto permite a los encargados de un proyecto ver la totalidad del mismo en un solo lugar.
Este suele tener el formato de un gráfico que va por fechas, colocadas en barras horizontales, las cuales indican la tarea y duración de la misma. Cada barra puede representar en día, mes o año. A cada tarea representada se le asigna un nombre y una fecha de inicio y finalización correspondiente.
De este modo, se logra que el cronograma del proyecto proporcione una descripción detallada de todo el proyecto de principio a fin. En el mismo, puedes ver cuándo comienza una tarea y cuándo vence. Además, puedes visualizar si una tarea es dependiente de otras o no.
Los cronogramas de trabajo también son conocidos como timeline, líneas de tiempo del proyecto, diagramas de Gantt, entre otros.
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¿Qué necesito para hacer un cronograma?
Este puede elaborarse dentro de una simple hoja de cálculo, como Excel o Google Docs. Por el lado izquierdo se puede colocar la lista de tareas y a continuación los períodos correspondientes a cada una de ellas.
Puedes asignar a cada encargado por colores o colocando el nombre a la par de cada tarea, como verás en los pasos que te mostraremos más abajo.
Actualmente, también existen algunos softwares que pueden ayudarte a realizar esta tarea de forma sencilla. Por ejemplo, Project, herramienta tradicional de Microsoft para el manejo de proyectos, o Instagantt, una herramienta online bastante sencilla de usar.
No todos los proyectos necesitan un cronograma de trabajo elaborado en forma de
Entre las ventajas de crear un cronograma desglosado. Obviamente, cuando el proyecto es pequeño o si el único delegado eres tú, podrás manejarlo con una simple lista de tareas. Sin embargo, para proyectos que demoran varios días o semanas, que involucran más partes o para equipos multidisciplinarios, es mejor elaborar el cronograma a fin de que todos tengan más claras sus responsabilidades.
Beneficios de un diagrama de Gantt o cronograma:
- Organizar las tareas
- Asignar miembros o áreas encargadas (una o varios)
- Definir las etapas de tu proyecto en hitos o entregables
- Mostrar cuándo comienza cada tarea en el proyecto
- Ver fechas límite de entrega de cada una
- Colocar tareas dependientes
- Ver cómo el trabajo realizado por cada miembro repercute en todo el proyecto
¿Cómo elaborar un cronograma de forma correcta?
Para hacer un buen cronograma de tu proyecto, Sigue los pasos a continuación:
Define el alcance y objetivos del proyecto
El primer paso es redactar cuál es el alcance del proyecto, sus objetivos, y cuáles van a ser las etapas consideradas hitos. Estos últimos se pueden establecer con revisiones de avances o entregables de tareas.
Esta es una parte esencial del plan de gestión del proyecto.
El alcance contiene un resumen de lo que se necesita para el cronograma y el plan de trabajo:
- Qué se quiere lograr
- Cómo va a funcionar
- A quién va dirigido
- Alcance y limitantes del proyecto
- Producto o solución final
Haz tu lista de tareas
Una vez definido tu alcance u objetivos, puedes comenzar a elaborar una lista de tareas a realizar, estableciendo hasta dónde se llegará en cada una de ellas. También puedes escribir los entregables que se darán como avances del proyecto
Identifica las dependencias de cada tarea: Una vez que has identificado todas las tareas necesarias para el proyecto, averigua cuáles de esas actividades dependen de otras tareas para comenzar o finalizar.
Si una tarea depende de otra anótala debajo en forma de lista (puedes poner bullets para diferenciar).
Asigna a cada tarea una duración
Esto lo haces estimando un tiempo razonable en el que la tarea estará lista. Este es un paso clave para tu cronograma. Debes pensar muy bien cuál es el tiempo de entrega necesario, tomando en cuenta que puede haber contratiempos. Es preferible dar un margen para corregir errores y trabajar tranquilo que estar corriendo y trabajando al filo de los tiempos de entrega. Deja siempre un par de días de margen en cada tarea a terminar.
Establecer hitos y entregables
Establece, ya sea con la ayuda de tu equipo de aliados o con tu cliente cuáles serán los hitos o etapas del proyecto. Esto se refiere a fechas importantes que marcan el final de cada fase y el comienzo de la siguiente.
Cada hito se alcanza completando secuencias de tareas y entregables comprendidos dentro de cada etapa.
Una vez que has definido todo lo anterior, podrás pasarlo al formato de cronograma. Pero debes asegurarte de no dejar nada por fuera y, si fuese necesario, de que tu cliente está de acuerdo con los entregables.
De cualquier modo, recuerda que el cronograma de trabajo puede presentarse al cliente y modificarse a solicitud del mismo, por lo que es posible que la primera versión que realices no sea la final.
Elabora el cronograma
Lo ideal es trabajarlo en forma de tabla o en algún formato que contenga una cuadrícula. Es por ello que una hoja de cálculo es ideal, Sin embargo, los softwares existentes te permiten hacerlo fácilmente también.
La ventaja de estos últimos es que te permiten hacer cambios más rápidamente, pero una hoja de cálculo cualquiera te será igualmente de mucha utilidad.
Lo primero que tienes que visualizar es que deberás dejar un par de líneas para anotar fechas y que la columna izquierda es para anotar las tareas y asignados.
En las dos líneas superiores anota los meses y fechas de avances, ya sea por días o semanas:
Luego marca con colores las casillas que representan los días o semanas que te tomará tu proyecto. Procura que vayan quedando ordenadas desde la primera a realizar hasta la última:
Si necesitas marcar hitos o tareas dependientes y estás trabajando en una hoja de cálculo, puedes agregar una línea entre las tareas para marcar las dependencias o etapas:
En este caso, el cronograma te permite ver que, por ejemplo, las primeras dos tareas son parte de la etapa 1 mientras que la tercera corresponde a la segunda etapa o etapa final.
Continúa agregando tareas y designados en cada una, teniendo cuidado de marcar las casillas de las fechas correctas.
Una vez que lo tienes listo, puedes guardarlo tal como está o exportar a PDF para una mejor presentación y que no pueda ser modificado por terceros (No olvides guardar el original, por si se requieren cambios). Además, es recomendable revisarlo con cuidado, si es posible, que alguien te ayude a revisarlo también antes de adjuntarlo a tu oferta.
¡Listo!
Una vez hecho lo anterior, tu cronograma puede ser presentar a tu cliente. Si este además aprueba el cronograma tal como lo has establecido, habrás ganado ya tiempo en la etapa de organizarte con tu equipo de trabajo o tareas y tendrás más claro por dónde comenzar.
En conclusión
Como puedes ver, elaborar un cronograma de trabajo es de mucha utilidad a la hora de realizar proyectos que involucran varias etapas o en los que necesitarás la colaboración de aliados o colegas para entregar un excelente trabajo al cliente.
Si bien toma un poco de tiempo la elaboración de un buen cronograma, tampoco es demasiado complicado y vale mucho la pena para tener claridad sobre el trabajo a realizar.
Lo ideal es que las ofertas que presentes para este tipo de proyectos tengan incluido un cronograma.
Recuerda que con tu cuenta Élite en SoyFreelancer puedes adjuntar archivos a tus ofertas en cada proyecto al que aplicas. Aprovecha este beneficio y comienza a agregar cronogramas a tus proyectos más grandes. Es un detalle que tus clientes apreciarán y te hará ver mucho más profesional.
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