El salto a la virtualidad debido a la pandemia por Covid-19 fue un punto de inflexión para aceptar (¡por fin!) que mucho del trabajo que se realiza actualmente en las empresas se puede llevar a cabo de forma remota, simplemente con una computadora e internet; pero también de que existe mucho del trabajo que se puede subcontratar online y no solo limitado al país sede de la empresa, sino acceder a talento internacional.

Lo anterior representa un ahorro de costos para las compañías y tiene grandes ventajas, como la posibilidad de continuar con sus operaciones durante los confinamientos. También ha sido una oportunidad para pequeños empresarios que han descubierto un mundo de posibilidades en la contratación online para echar a andar sus proyectos, tiendas virtuales, aplicaciones, sitios web y hasta venta de NFT con la ayuda de artistas digitales.

Sin embargo, cada cambio en la forma de trabajar trae consigo nuevos desafíos.

Cuando se trata de equipos grandes de trabajo, esto plantea retos especialmente para las áreas de gerencia o manejo de equipos. Muchos de los cuales sienten que se requiere un esfuerzo extra para que las cosas se hagan.

Por ello, ante la nueva realidad, no solo el dominio de herramientas digitales de trabajo se ha vuelto una necesidad, sino también saber coordinar equipos remotos.

¿Por qué?

Las personas estaban muy acostumbradas al trabajo presencial. Si se piensa también tiene algunas ventajas: Si tienes un problema, lo consultas rápido con un compañero, si tienes una decisión que tomar puedes preguntar a tu jefe caminando unos pocos pasos, si hay dificultades con tu equipo tienes al técnico al lado, etc. Sin mencionar que la presencialidad ejerce cierto tipo de presión, ya que estás viéndote cara a cara con los demás y debes responder por tus pendientes.

Los desafíos que plantea el trabajo remoto para los colaboradores son:

  • Falta de sentido de pertenencia
  • Pérdida de motivación
  • Falta de supervisión
  • Aislamiento social
  • Difícil acceso a información o ayuda
  • Distracciones en casa

Incluso trabajadores comprometidos y con años de experiencia pueden experimentar una disminución en su desempeño laboral y en el compromiso cuando trabajan de forma remota, especialmente si no han tenido la capacitación o preparación adecuada.

La buena noticia:

Todos los problemas planteados anteriormente se pueden solucionar, como mencionamos, no solo a través del uso de herramientas digitales, sino siguiendo algunos tips sencillos para la gestión exitosa de equipos remotos de trabajo.

1. Controles de trabajo

Parte de tu trabajo como gerente o team manager será supervisar que el trabajo se esté realizando en una cantidad adecuada de horas y en el horario correcto. Por lo que elegir la herramienta adecuada para supervisar es vital.

Si la empresa es la que proporciona el equipo a los trabajadores, es fácil que todas las computadoras tengan ya instalado algún programa de bloqueo para sitios o aplicaciones externas al trabajo.

Sin embargo, si el equipo es del trabajador, no puedes simplemente exigirle que bloquee el acceso que tiene a internet. Tampoco que desinstale programas que no son de uso empresarial.

¿Entonces deberías pedirle que tenga su cámara encendida todo el tiempo? Definitivamente, no. Esto se considera una invasión a la privacidad del trabajador y hay empleadores que han sido sancionados por ello.

Una solución:

Si bien no puedes obligar a un trabajador a desinstalar sus programas o a bloquear su propio internet, sí puedes valerte de herramientas de monitoreo de tiempo. Un ejemplo es RescueTime, que te permite definir un horario en el que la supervisión del trabajo se hará efectiva.

Por ejemplo, puede establecer que las horas de supervisión sean de lunes a viernes, de 9 a 5 y sábados de 9 a 1.

Por otro lado, la aplicación puede ser personalizada para que detecte cuáles programas se considerarán “de trabajo” y cuáles serán una distracción:

Si alguien es el Community manager las redes sociales serán su enfoque, pero a lo mejor sería preferible que gestione Facebook desde Meta for Business y no desde Facebook mismo. Si alguien es de servicio al cliente, a lo mejor el email sea su herramienta principal. Pero si se trata del contador, a lo mejor es un distractor.

Planifica cuáles son esas herramientas de control de trabajo.

Para contrataciones freelance, esta herramienta también será de utilidad si el contrato se realiza por horas. Una buena idea es solicitar supervisión con herramientas como Toggl, TrackingTime o Harvest para determinar que la persona ha trabajado las horas solicitadas en el proyecto.

Si lo que necesitas son asesorías una buena idea es usar herramientas como ClickUp, Trello o Asana, donde puedes establecer sesiones como tareas y llevar tracking de tiempo en cada sesión.

2. Promueve una cultura de comunicación

Más que llevar un simple control de tiempo, es necesario establecer una comunicación efectiva. Fomentar la cultura de informar, reportar, solicitar ayuda, crear grupos, dar respuestas inmediatas, etc.

Esto es imprescindible, ya que si el trabajador siente que nadie lo está escuchando, posiblemente responda de igual forma cuando se le solicite información o ayuda. Recuerda que la conducta de la organización es lo que tú promuevas dentro de ella.

No desaparezcas, no ignores mensajes o correos por horas o días. No dejes de asistir a las reuniones a las que se te convoque solo porque “en esa no es tan necesario que yo esté”.

Si en el trabajo presencial la falta de comunicación puede llevar a grandes problemas en la operación, imagina lo que puede ocurrir al hacerlo remotamente.

Por ello, una comunicación constante es vital. Para lograrlo, debes fomentar que las ideas e inquietudes sean expresadas sin temor.

Importante:

Establece algunas normas o parámetros sobre lo que se puede esperar en la comunicación. Por ejemplo, usar las reuniones para asuntos de grupo y coordinación, correos para el trabajo regular y mensajería instantánea para consultas, llamadas solo para emergencias.

De preferencia, mantente disponible a través de un sistema de mensajería que no sea el que se usa principalmente para comunicación personal… Y sí, Whatsapp es muy bueno, pero debes estar atento a que no sea un distractor. De ser así, elige otra herramienta como Slack, Rock.so, Microsoft Teams o Skype.

Establece reuniones diarias a una hora determinada: 

Lo ideal es iniciar a primera hora, revisando el trabajo previo y estableciendo las tareas del día para cada equipo de trabajo (esta técnica se conoce como Scrum Daily Meeting). 

Al final de cada día, solicita reportes de cierre y pide que se consoliden para verlos en una reunión al final de la semana. Estas reuniones son vitales en el manejo de equipos remotos para mantener a las personas conectadas y comprometidas. 

3. Aprovecha la tecnología y brinda recursos

Como se dijo al inicio, muchas personas tuvieron que aprender a usar casi obligatoriamente y de un día para otro herramientas como Meet, Zoom, Teams, o herramientas de nube y manejo de equipos remotos en un proceso de transformación digital que en otro tiempo habría llevado meses.

100% real: Cuando se introdujo la computadora, muchos empleados tuvieron meses de capacitación con un experto para aprender Wordperfect y Lotus, además de memorizar decenas de comandos.

Con todo y la urgencia por la pandemia, las personas han demostrado su resiliencia y adaptabilidad al cambio cuando la situación lo demanda y al final ha resultado que estas herramientas ahora muchos las consideran como algo imprescindible que ha facilitado sus labores.

Por ello asegúrate de que tu equipo cuente con las herramientas necesarias para hacer bien su trabajo.

Así como das un teléfono de la empresa con un plan de minutos a tus vendedores, el resto de trabajadores también necesita equipo y herramientas para hacer bien su trabajo y que esto se mantenga en el tiempo. Invierte en el software y herramientas que se usarán. (Licencias de software, cuentas premium en servicios de suscripción (como Asana, Buffer, almacenamiento en la nube, licencia de Office, etc.).

Si es necesario cambiar el equipo, dar auriculares, o proveer webcams, hazlo.

No se trata de “irte de bolsa”, sino de proveer a tus trabajadores de lo que realmente necesitan para hacer bien su trabajo. Prepara a tu equipo para el éxito.

4. Metodología: Procesos, procesos, procesos

Por supuesto, cada empresa y cada individuo tiene su forma de hacer las cosas o su estilo de trabajo. Por ejemplo, a un trabajador le puede gustar enviar observaciones a un documento en un punteo por correo, a otro le puede parecer mejor hacer las observaciones en comentarios dentro del documento mismo y a lo mejor alguien más prefiere imprimirlo y marcar las observaciones.

Pero recuerda que en la nueva normalidad, lo que antes funcionaba no necesariamente funcionará ahora o será el proceso óptimo. Además, debes buscar que el trabajo fluya de la forma más rápida.

Por ello, es importante que establezcas metodologías a seguir. Determina la más adecuada y rápida con el equipo de trabajo y si ves que alguien se muestra renuente por no saber usar determinada herramienta, bríndale la oportunidad de acceder a la capacitación adecuada.

Identifica además en qué partes del proceso hay cuellos de botella o duplicación de procesos.

*Puedes pedir el apoyo de un project manager o un experto en procesos para identificar estas áreas

Pero, sobre todo, si ves que algo funciona, toma nota y establécelo como procedimiento. Algunas herramientas como Smartsheet, Workzone, Bitrix, Basecamp y similares pueden ayudarte a guardar como plantillas algunos de tus proyectos. De este modo, podrás usarlas luego para establecer tus procesos. 

Por ejemplo, si viste que trabajar un documento en la nube fue más rápido que trabajarlo y enviarlo por correo, recibirlo de vuelta y volverlo a enviar con más observaciones, establece el trabajo en la nube como un procedimiento.

O si ves que de pronto organizar una sesión de revisión con tu diseñador de publicidad resulta más efectivo que estarle pasando cambios por correo o por tareas, establece estas reuniones como parte del proceso de cada trabajo que se realiza.

Si enviar una factura digital es más fácil que mandar una en físico, estandariza las facturas digitales.

En fin, como ves, se trata de establecer e ir tomando nota de qué funciona más en tu empresa. De ese modo, todo tu equipo se irá alineando con la nueva metodología de trabajo y la adaptación será más sencilla.

Pero además, esto te permitirá que cuando se unan nuevos miembros al equipo, haya establecido un procedimiento y no haya que “reinventar la rueda”.

5. Objetivos claros

Esto es importante a nivel de cualquier organización, pero cuando trabajas con un equipo remoto lo es más aún

Tus colaboradores deben tener establecidos objetivos claros sobre cada tarea a realizar. Esto significa parametrizar cuál es el nivel de cumplimiento que se requiere de cada asignación. Es decir, establecer qué se considerará como cumplimiento, dónde deben enfocarse los esfuerzos, cuáles son las prioridades y metas, etc. Sobre ello, establecer las expectativas para cada trabajador.

Nunca asumas que todo el equipo sabe los objetivos a lograr o que los tiene claros, debes establecerlos claramente con cada miembro de forma que al finalizar el trabajo se pueda medir el nivel de logro.

6. Enfoque en resultados

Esto ya es algo muy conocido. No es lo mismo gastar tiempo que obtener resultados. Como una mejor práctica para aumentar el compromiso de tu equipo, y aunado a lo anterior, debes definir claramente cuáles son las metas a lograr. Además, calificar al trabajador con base en estos resultados. 

Una buena opción para el establecimiento de metas y la forma de lograrlas es permitir que sean tus colaboradores quienes te ayuden a proponer un plan de ejecución. Esto incrementa el engagement o compromiso, ya que el colaborador siente el proyecto como algo que también es suyo.

La parte buena de esta forma de trabajo es que no deberás microgestionar el trabajo para que se haga. De hecho, la microgestión es algo que nunca está bien, pero en el trabajo remoto es especialmente pernicioso. 

Recuerda esto también cuando trabajes con freelancers, ya que aquí el trabajo se enfoca casi 100% en resultados y muy pocas veces se basa en procesos. 

7. Trabajo con propósito

Esto significa simplemente que el trabajador sienta que el trabajo que hace es valioso para la empresa. Que su aporte es crucial para el logro de los objetivos de la misma.

Nada es más desmotivante, tanto en lo presencial como en lo virtual, que sentir que estás trabajando solo para que te paguen. Que eres un número más.

Por eso, hacer notar a tu equipo que el trabajo y tareas diarias de cada uno son importantes en la cadena de valor de la empresa hará que encuentren la motivación para hacer su trabajo de la mejor forma.

Definir el por qué siempre es clave para conectar emocionalmente con tus colaboradores. Es decir que tu función como líder es que todos conozcan el propósito general y qué papel juegan ellos en el logro del mismo. 

8. Sé un facilitador (no un obstaculizador)

Facilitar va más allá de proveer las herramientas de trabajo o capacitación a tus colaboradores. Se trata de ser una ayuda confiable cuando surjan contratiempos o problemas inesperados en el trabajo.

Cuando se presenta un problema, no adoptar la postura de regaño y de “ahí vean cómo lo resuelven”, sino plantear posibles soluciones. Preguntar qué creen que se puede hacer, dar ideas y apoyo, etc.

Recuerda: Habrás fallado como líder si tu equipo no confía en ti o teme comunicarte de un problema y prefiere ocultarlo y resolverlo por su cuenta.

En el trabajo remoto debes evitarlo a toda costa. Tu equipo debe confiar en ti como gerente.

Muéstrate abierto a escuchar a tus trabajadores, mantén la mente fría, consulta por soluciones, aconseja y ayuda a resolver. Después de todo, el éxito del equipo no solo depende del equipo, sino de un buen líder.

9. Flexibilidad y empatía

Recuerda que trabajas con personas, no con robots. Además, cada persona tiene un entorno distinto en casa. Algunos deben ir a trabajar a un café por media jornada porque su internet no es bueno. Otros tienen mascotas o vecinos ruidosos, otros tendrán una oficina privada en casa. Puede ser que en ocasiones estén pasando por situaciones difíciles como la pérdida de un ser amado, una ruptura, cuidar de un familiar enfermo o incluso estar preocupado por guerras y disturbios en su ciudad.

Podemos exigir trabajar en las mejores condiciones posibles, pero si una situación es inevitable hay que tratar de mostrar empatía y en lugar de molestarse, preguntar si hay algo en lo que se le pueda ayudar.

Si es una enfermedad o una situación familiar, darle 1 día o 2 para atender el asunto hará que el miembro del equipo se sienta valorado y comprendido. Puedes conversar con la persona y decirle que se puede encargar luego del trabajo. (Recuerda también que en bajas por enfermedad o permisos de calamidad en el hogar, la ley protege al trabajador).

Por otro lado, si tienes algunos colaboradores a quienes les haya costado más adaptarse al cambio, muestra empatía y disposición para ayudarlos a capacitarse. Después de todo, el cambio a la virtualidad no ha sido fácil para todos.

10. Comparte remotamente (cosas que no sean de trabajo)

Una gran forma de conectar con el equipo es organizar una reunión corta un día a la semana, de media a una hora, donde se pueda hablar de forma más relajada y compartir un momento con los miembros del equipo. Puede ser una tarde de compartir un café, de mostrar tus snacks (golosinas o bocadillos) o enviarles una pizza a casa y compartir. Si tu equipo es pequeño, esto es muy viable al menos 1 vez al mes.

Otra idea es ver quién lleva la camiseta más original, la taza más bonita, etc. y darle un “premio”. No tiene que ser físico, puede ser un nombramiento de palabra.

También pueden compartir temas de interés común, hablar de una serie. O tú como jefe puedes compartirles un wallpaper u otros goodies digitales de la empresa, rifar cursos o herramientas gratis por determinado período de tiempo. Pueden contar algo gracioso o interesante que  les pasó en la semana… En fin, cualquier actividad que ayude a tu equipo a conectarse con sus miembros. A conocerse más allá del intercambio de información de trabajo.

Aunque te pueda parecer que todo esto es trabajo extra, te ayudará a alinear a tu equipo y obtener mayor compromiso de ellos. Que sientan que su trabajo vale, que son importantes y que alcanzando los objetivos de la empresa o del proyecto, lograrán también su crecimiento profesional y personal. Al final del día, se trata de ser más un mentor que un jefe y estar ahí para tu equipo.

¡Muchos éxitos!

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