14 herramientas que te ayudarán a ser más productivo en el trabajo

Ya sea que trabajes freelance o para una empresa, o que tengas tu propio negocio, sabes que el orden y el manejo del tiempo son fundamentales para ser más productivo en el trabajo.

Si eres un profesional independiente, también habrás aprendido que la inspiración puede llegar en cualquier momento. Cuando ocurre, debes tomar nota de tus nuevas ideas para trabajar luego en ellas.

La tecnología nos ofrece diferentes aplicaciones y servicios que te ayudarán a realizar tu trabajo de manera más fácil y ordenada.

Hoy veremos varias herramientas súper útiles que te servirán de mucho. Las categorías son:

  • Espacio de almacenamiento en la nube
  • Aplicaciones de notas rápidas
  • Gestión de tareas
  • Servicio de transferencia de archivos pesados
  • Pizarrones colaborativos
  • Herramientas de mind mapping

Si las usas adecuadamente, podrás ser más organizado en el trabajo, terminar tus cosas más rápido, tener más tiempo libre para cumplir tus metas, hacer tu vida más productiva y tener más éxito como profesional.

¿Listo? ¡Comencemos!

Espacio en la nube

Para no tener el problema de estar guardando un archivos en varios lugares y luego no saber cuál es la última versión, usa un servicio de almacenamiento en la nube.

Este, te permite trabajar en tus carpetas localmente mientras las sincroniza online. Así tendrás siempre un respaldo de tus documentos a la mano y podrás compartirlos con clientes o colaboradores.

Funcionan desde la web y desde apps para móviles. Esta característica te ahorrará tiempo al evitarte guardar varias veces el mismo documento o tener que respaldarlo en USBs. Además, evitará que te confundas y te lleves una versión anterior a la que habías trabajado (Seguro te ha pasado… ¡pues ya no más!)

*Conoce también la técnica Pomodoro para administrar mejor tu tiempo

1. Dropbox

dropbox

Un servicio muy popular cuya versión gratuita te ofrece un espacio de 2 Gb. Pero puedes ganar más almacenamiento invitando a referidos. Ofrece tanto una versión web como una aplicación móvil y un software para instalación local.

2. Google Drive

drive

El espacio disponible en la versión gratuita de Google Drive es de 15 Gb, con la salvedad de que estos se distribuyen entre tus correos electrónicos, fotos y archivos. Pero aun es bastante. Y i se te acaba, puedes comprar más por un precio módico.

Cuenta con un software para instalar localmente y sincronizar carpetas, pero puedes trabajar 100% en línea desde la web o desde una app en tu móvil.

La ventaja es la facilidad para el trabajo colaborativo en tiempo real. Si quieres optimizar tu productividad o la de tu equipo, es una herramienta que les facilitará las cosas de manera contundente.

3. One Drive

one drive

El servicio de almacenamiento en la nube de Microsoft que te brinda un espacio de 5 Gb de forma gratuita. Funciona de manera similar a los dos anteriores, al darte acceso a tus documentos desde una app móvil, desde tu computadora o desde el sitio web.

Un servicio confiable que tiene la ventaja de ser 100% compatible con tus aplicaciones de Office.

Aplicaciones de notas rápidas

Sencillas aplicaciones que te permiten guardar notas de texto o imagen. Podrás organizarlas con viñetas, crear checklists y hasta agregar recordatorios de algo que apuntaste.

Son muy útiles para guardar ideas rápidamente cuando tienes una nueva idea y no quieres que se te escape o si te encargan una tarea de pronto y no la harás en el momento. Dos de los servicios más populares son Keep Google y Evernote:

4. Keep

keep

Parte de los servicios de Google Apps. Se trata de una aplicación muy intuitiva para organizar tus notas.

Una de sus características atractivas es que puedes personalizarlas con colores y viñetas. Además, archivar las que no necesitas tan a la mano. Al borrarlas, tus notas permanecerán temporalmente en una papelera para su recuperación.

5. Evernote

evernote

Una gran favorita y conocida de muchos entusiastas de la productividad. Lleva bastante tiempo en el mercado y cuenta con características adicionales muy deseables. Por ejemplo, la ventaja de agrupar y guardar tus notas en libretas en lugar de usar solo viñetas.

Tus notas pueden contener archivos adjuntos de diversos formatos. La aplicación está disponible para cualquier dispositivo, además de la versión web.

También cuenta también con una extensión para Chrome llamada web clipper. Te sirve para tomar capturas de pantalla, imágenes o enlaces de la red. Así, si ves algo por internet, lo guardas rápidamente.

Gestión de tareas

En ocasiones puedes necesitar hacer listas de tareas que aun sin ser complejas, es importante anotar para que no se te olviden: Llamadas que debes realizar, por ejemplo, o un pequeño resumen de cosas qué hacer por la mañana.

Para estos casos, es útil contar con herramientas gestión de tareas que puedas verificar y editar sin perder mucho tiempo, pero que te permitan extender la funcionalidad a tareas más complejas o al manejo de proyectos para ayudarte a ser más productivo.

6. Trello

trello

Una herramienta de productividad que utiliza el esquema kanban, de listas y tarjetas, que te permite asignar tareas y revisar avances en el trabajo en equipo.

Puedes crear diferentes tableros, como uno personal y uno para el trabajo. Trello es bastante intuitiva y fácil de usar. Las tarjetas te permiten agregar fechas de vencimiento, etiquetas, check lists, miembros invitados, pegatinas, entre otras.

Las tareas completadas y revisadas por tu equipo las pueden ir archivando para tener siempre libre el tablero.

Puedes usar tanto la versión web como la app móvil, que es muy sencilla y útil.

7. Todoist

Todoist

Entre una de las listas de tareas más conocidas. Todoist es una app web y para móviles que te permite añadir tareas de forma sencilla, con la ventaja de que puedes asignarlas a diferentes proyectos.

Es una aplicación muy versátil que además te incentiva a completar tus tareas mostrándote una pequeña casilla con una gráfica de productividad que incrementa con cada tarea completada.

Una herramienta que te convertirá en una persona más organizada y hará tu vida más productiva.

8. Asana

asana

Un servicio minimalista pero muy eficiente para mejorar tu productividad laboral. Es perfecto para manejar desde tareas personales hasta la coordinación de equipos de trabajo enteros, asignando tareas, subtareas, fechas de entrega, proyectos de cada una, encargados y seguidores, comentarios, adjuntos y más.

Asana te permite recibir notificaciones dentro de la aplicación así como por correo electrónico. Su versión freemium ofrece un conjunto de funcionalidades bastante completo, pero puedes obtener aún más funciones cambiando a Pro.

Un servicio altamente recomendable que te ayudará a ti y a tu equipo a no perder ninguna tarea pendiente. Puedes instalar la app para dar seguimiento más fácil y ver tus tareas en cualquier lugar.

Servicios de transferencia de archivos pesados

Si tienes un archivo que no pasa por correo o simplemente es muy grande y no tienes tiempo de esperar a que se adjunte para mandarlo, los servicios de transferencia de archivos te ayudarán.

No se trata de proveedores de almacenamiento, sino de servicios de envío que te darán espacio y enlaces temporales para que la persona a quien le mandas el archivo lo descargue.

9. Wetransfer

wetransfer

La versión gratuita envía archivos hasta de 2 Gb. Solo escribes una o varias direcciones de correo a las que deseas enviar el archivo, selecciona lo que vas a adjuntar, escribe tu dirección de correo electrónico y deja la pestaña de tu navegador abierta para que WeTransfer se encargue del resto.

No necesitas una cuenta para usarlo. Dejas los archivo subiendo y así puedes optimizar tu tiempo para realizar otras tareas de tu día a día.

Además, WeTransfer te envía pr mail una copia del enlace en el cual el archivo estará disponible para su descarga. También, te notifica cuando tus contactos descargan el documento.

Solo un detalle: el enlace estará disponible por 7 días, pero si el archivo no es descargado, deberás subirlo nuevamente y se te enviarán nuevos enlaces.

10. Sendspace

sendspace

Un servicio muy conocido y confiable. El plan gratuito de Sendspace te permite enviar archivos hasta de 300 Mb.

Puedes ingresar varias direcciones a las que enviarás el documento y te mandará una copia del enlace de descarga. La única desventaja es que no te notifica si tu contacto descargó tu archivo. Los archivos que subas estarán disponibles durante 30 días.

Pizarrones colaborativos (Online whiteboards)

Como su nombre lo indica, estos son pizarrones virtuales que puedes compartir para trabajar en colaboración con otros usuarios. Es muy útil para trabajar en propuestas visuales, diseño web, publicidad, etc.

Funciona para anotar observaciones en las que trabajar agregando comentarios, colocando o quitando elementos, añadiendo textos y formas, etc.

11. Conceptboard

conceptboard

Es un servicio de pizarrón que además de importar imágenes y pegar capturas de pantalla, te permite insertar elementos desde PDF o Word. La única precaución es que, antes de hacerlo debes quitar del documento las páginas que no deseas o se adjuntarán todas. Las páginas importadas se toman como imágenes.

El espacio de la cuenta gratuita es de 50 metros cuadrados. Cuenta con un chat para hablar con tu equipo y hacer más eficiente el trabajo.

Si trabajas en labores que requieren aprobación visual, puedes ser más productivo colaborando online con tus clientes o colegas usando un pizarrón online.

12. Real Time Board

realboard

Además de poder insertar imágenes, Real Time Board te da la opción de agregar documentos que, aunque no son editables pueden ser revisados página por página, como libros y no como imágenes. Su versión gratuita te da permite tener hasta 3 pizarrones.

Herramientas de mapas mentales o mind mapping

Parte de lograr ser más productivo es saber organizar ideas. La creación de mapas mentales es muy útil para hacer brainstorming, o lluvia de ideas, y luego organizarlas. Sobre todo te ayuda con proyectos creativos que se compone de múltiples áreas.

Existen servicios de mind mapping en línea que te permiten crear, editar y compartir mapas mentales de manera ordenada y cómoda.

13. Mind Meister

mindmeister

Un servicio que ya lleva un tiempo en el mercado y que te ayuda mucho a ser más productivo. La cuenta gratuita te permite tener hasta 3 mapas mentales a la vez.

Puedes agregar notas, enlaces y comentarios a los nodos del mapa. También cambiarles color, colocarles iconos o convertirlos en tareas. La versión de pago te da mapas ilimitados.

Tus mapas pueden ser vistos y editados desde la red o desde una app desde la que puedes enviar también ideas rápidas.

14. Coggle

coggle

Una herramienta de mind mapping que, si bien no tiene tantas características de personalización, tiene la ventaja de permitirte crear un número ilimitado de mapas. Además, puedes organizarlos por carpetas.

Su interfaz es muy fácil de usar y resulta menos atemorizante que otras. Si no tienes mucha experiencia creando mapas mentales online, es muy recomendable.

En resumen

Hoy más que nunca, tienes diferentes herramientas tecnológicas a la mano que deberías comenzar a utilizar para ser más productivo, tanto en tu trabajo como en tu día a día. Recuerda que los mejores profesionales se mantienen siempre a la vanguardia.

Estos son solo algunos de los muchos servicios que encontrarás para ayudarte con tu productividad laboral. Ofrecen una gran funcionalidad en su versión gratuita, pero puedes optar por las versiones de pago para equipos de trabajo más grandes.

Prueba estas herramientas e incorpóralas en tu trabajo. Invita a tus colaboradores o clientes a utilizarlas para no perder detalles, organizar mejor las ideas y sacarle el máximo provecho al tiempo.

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*No te pierdas nuestra guía de 5 pasos para mejorar tu productividad profesional y personal, donde te compartimos más herramientas para ser más productivo en el trabajo y tips para administrar mejor tu tiempo.


Cover: Ana C.

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