Jun 06, 2015

Cómo concentrarse en el trabajo [Consejos súper fáciles]

Publicado en Productividad, Trabajo

Cómo concentrarse en el trabajo [Consejos súper fáciles]

Concentrarse en el trabajo es fundamental para la productividad de tu día a día, ya que en ella se basan los resultados de tu trabajo.

Una comunicación ágil y efectiva, sin duda, ayuda con la productividad y es esencial para la vida laboral moderna.

Tanto el correo electrónico como la mensajería instantánea son herramientas que te permiten responder rápidamente a tus clientes o colaboradores.

Sin embargo, la compulsión por revisar y responder los mensajes al instante puede afectar tu tiempo productivo.

Esto se convierte en un factor de distracción que perjudica la productividad de todos, porque dificulta concentrarse en el trabajo.

*Mira cuáles son los 10 hábitos después del trabajo que detienen tu éxito profesional

Todos quieren respuesta rápida:

La paciencia es una virtud, o al menos eso es lo que siempre te dicen. Pero cuando estás trabajando, de pronto empiezas a recibir correos de requerimientos “urgentes” que hacen que te sientas obligado a responder en el momento.

La gente te demanda respuestas inmediatas y se molestan si creen que leíste el correo y no respondiste…

¿Te suena familiar?

Desde luego, tú no quieres que piensen que no le diste importancia a su mensaje.

El problema es que sigues revisando tu bandeja cada hora (o menos): Das clic, se marca como leído y como no quieres que se te pierda, ya que recibes demasiados, te obligas a contestar inmediatamente.

Al final, dejas lo que estabas haciendo porque te sonó el móvil… O porque no te ha sonado y quieres ver si de casualidad no hay alguien que haya escrito.

El problema es que no solo respondes los mensajes de trabajo. También das una mirada a tus boletines, enlaces que te “interesan” (promos, noticias curiosas, etc). De paso, das una mirada a tus redes sociales, solo para ver qué hay de nuevo.

Ahora te estarás preguntando: ¿Qué hago para eliminar estas distracciones y saber cómo concentrarse en el trabajo?

Organizarte es la clave…

Gestiona con inteligencia tu correo electrónico

Una de las primeras acciones que puedes tomar es configurar un mensaje de auto respuesta para tus correos.

Una breve nota informando que el mensaje fue recibido y que responderás será bien recibido por tu contacto. Y a ti te dará la tranquilidad de que la persona no se siente desatendida.

En tu respuesta puedes decir además que en caso de ser muy urgente, te contacten por teléfono (lo cual casi nunca es así).

Para concentrarse en el trabajo, se debe elegir un par de horas al día para revisar el correo.

Algunos expertos en productividad de sitios como Forbes, Lifehack y Huffington Post recomiendan que los mejores horarios son a media mañana y a media tarde.

Por ejemplo:

Si tu jornada laboral es de 8  a 12 y de 1 a 5, puedes agendar la revisión de tu bandeja a las 10:00 a.m. y las 3 p.m.

Así, tanto la mañana como la tarde las inicias dedicando tiempo a tus tareas programadas, en las que requerirás toda tu atención. La revisión de otros pendientes la dejas para después.

Un consejo importante es determinar el tiempo que utilizarás: media hora, una hora… Todo depende de la cantidad de correo que recibas.

Esto puede ajustarse también según la temporada del año, o de si hay poco o mucho trabajo.

Como concentrarse en el trabajo

Responde a tus clientes y colaboradores primero.

Deja tus boletines y suscripciones de promoción para verlos en casa:

Borra los que no te interesan de momento (ese paquete de vacaciones a Miami que NO vas a comprar ahora porque no estás de vacaciones, por ejemplo).

Los demás, léelos fuera del horario de trabajo.

Olvídate por un rato de las redes sociales

Otro asunto de vital importancia para lograr concentrarse en el trabajo es desactivar las notificaciones de sonido de mensajería instantánea y redes sociales. Whatsapp, Facebook, Twitter… desactiva las notificaciones para que revises tus redes solo al terminar el trabajo.

Si tus clientes o colegas te escriben por Whatsapp, pon en silencio el resto de grupos o personas que te escriben frecuentemente mandando cualquier broma o tontería.

Si tienes una fanpage en Facebook:

Configura un mensaje de auto respuesta para que sepan que contestarás después.

Otro tip para tu móvil:

De preferencia, elimina de tu pantalla principal el acceso directo a Facebook y a Facebook Messenger para no caer en la tentanción de revisar a cada momento.

En cambio, utiliza la app de administrador de fanpages para que gestiones las fanpages que administras sin entrar a tu perfil.

Cuando termines el trabajo, podrás responder a tus contactos personales y ver qué han publicado.

Si los mensajes de tu fanpage son demasiados, lo mejor es contratar un community manager para que te ayude a administrarla, crear contenido, responder a tus seguidores y demás.

De ese modo, solo deberás pedirle un reporte al final de la semana.

Así, todos tendrán una atención óptima de tu parte.

Lo mejor: habrás empleado toda tu concentración en tu proyecto en el horario que tenías planificado.

También te habrás tomado el tiempo de leer con calma tus mensajes y dar una mejor respuesta.

Un consejo final:

No dejes tus mensajes del día sin contestar. Procésalos todos en el tiempo designado para que no se acumulen ni se pierdan.

Recuerda, solo se requiere que organices tu tiempo para ser más productivo:

Si respondes tus mensajes pendientes de forma ordenada, nadie se molestará, ya que recibirán una respuesta efectiva y dentro de un tiempo adecuado.

Cover: Vasilis
Persona con tableta: NEC Corporation of America

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