Jun 06, 2015

Cómo concentrarse en el trabajo. Consejos súper fáciles

Publicado en Productividad, Trabajo

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Cómo concentrarse en el trabajo. Consejos súper fáciles

Concentrarse en el trabajo es un factor fundamental para la productividad de tu día a día, ya que es en esta que se basan los resultados de tu trabajo. No hay duda de que la comunicación ágil y efectiva ayuda con la productividad y es un requerimiento esencial para la vida laboral moderna.

Tanto el correo electrónico como los sistemas de mensajería instantánea son herramientas que te permiten dar una respuesta rápida y ponerte al día con los últimos asuntos que tus clientes o colaboradores requieren.

Sin embargo, cada vez es frecuente la compulsión por revisar y responder los mensajes entrantes al instante. Esto se convierte en un factor de distracción que perjudica la productividad de todos, porque dificulta concentrarse en el trabajo.

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La paciencia es una virtud, o al menos eso es lo que siempre te dicen, pero sucede que cuando estás trabajando, de pronto empiezas a recibir correos de requerimientos “urgentes” que hacen que te sientas obligado a responder en el momento, porque la gente te demanda respuestas inmediatas y se molestan si creen que leíste el correo y no respondiste…

Claro, podrían pensar que no le diste importancia a su mensaje, pero el problema es que sigues revisando tu bandeja cada hora (o menos), le das clic, se marcan como leídos y como no quieres que se te pierdan porque recibes demasiados, te obligas a contestar inmediatamente.

Al final, dejas lo que estabas haciendo porque te sonó el móvil o la notificación de mensaje nuevo, ¡o porque no te ha sonado y quieres ver si de casualidad no hay alguien que haya escrito!

Terminas perdiendo la concentración en la tarea que tenías porque abres tu bandeja y te dedicas no solo a responder a los mensajes que son de trabajo, sino a revisar las suscripciones a boletines, abrir enlaces que te “interesan” (promos, noticias curiosas, etc.) y de paso le das una revisión a tus redes sociales, solo para ver qué hay de nuevo.

Si ahora te estás preguntando ¿qué hacer para eliminar estas distracciones y saber cómo concentrarse en el trabajo?

Organizarte es la clave. Una de las primeras acciones que puedes tomar es configurar un mensaje de auto respuesta para tus correos. Una breve nota informando que el mensaje fue recibido y que lo revisarás y responderás será bien recibido por tu contacto y te dará la tranquilidad de que la persona no se siente ni está desatendida.

En tu respuesta puedes solicitar además que si se trata de un asunto demasiado urgente, te contacten por teléfono para resolverlo.

Parar concentrarse en el trabajo, se debe elegir un par de horas al día para revisar el correo electrónico. Algunos expertos en productividad de sitios como Forbes, Lifehack y Huffington Post recomiendan que los mejores horarios son a media mañana y a media tarde.

Por ejemplo, si tu jornada laboral es de 8 a.m. a 12 p.m. y de 1 p.m. a 5 p.m., puedes agendar la revisión de tu bandeja a las 10:00 a.m. y las 3 p.m.

Así, tanto la mañana como la tarde las inicias dedicando tiempo a tus tareas programadas en las que requerirás toda tu atención, dejando la revisión de otros pendientes para después. Un consejo importante es determinar el tiempo estimado que utilizarás: media hora, una hora, todo depende de la cantidad de correo que recibas.

Desde luego, el tiempo dedicado puede ajustarse de acuerdo con la carga de mensajes que recibas en una temporada determinada.

Como concentrarse en el trabajo

Responde a tus clientes y colaboradores primero. Deja tus boletines y suscripciones de promoción para el final, eliminando los que no te interesan en el momento (ese paquete de vacaciones a Miami que no vas a tomar en esta época del año, por ejemplo) y guardando el resto para su posterior lectura.

Incluso puedes abrir los enlaces y guardarlos en tus notas o marcadores temporales para verlos en un horario que tengas destinado a actividades personales.

Otro asunto de vital importancia para lograr concentrarse en el trabajo es desactivar las notificaciones de sonido de mensajería instantánea y redes sociales (Whatsapp, Facebook, Twitter) o dejar el teléfono móvil en silencio para que lo revises al terminar de procesar tu correo entrante.

Deja las redes sociales para el final. Si tienes una fanpage en Facebook, puedes configurar un mensaje de auto respuesta para que sepan que contestarás al final del día.  Después de responder a tus seguidores, continúa con tus contactos personales sobre asuntos que no tienen que ver con tus proyectos.

Si los mensajes de tu fanpage son demasiados, lo mejor es que busques contratar un community manager para que te ayude a administrarla, crear contenido, responder a tus seguidores y demás. De ese modo, solo deberás pedirle un reporte al final de la semana.

Así, todos tendrán una atención óptima de tu parte, pues habrás empleado toda tu concentración en tu proyecto en el horario que tenías planificado y también te habrás tomado el tiempo de leer con calma tus mensajes y dar una mejor respuesta.

Como consejo final, no dejes tus mensajes del día sin contestar, procésalos todos en el tiempo designado para que no se acumulen ni se pierdan. Recuerda, rapidez no es necesariamente sinónimo de efectividad.

Concentrarse en el trabajo requiere únicamente que organices tu tiempo para ser más productivo y responder tus mensajes pendientes de forma ordenada; nadie se molestará, ya que recibirán una respuesta efectiva y dentro de un tiempo adecuado.


Cover: Vasilis
Persona con tableta: NEC Corporation of America

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