Conoce las ventajas del trabajo inteligente o Smart working y cómo implementarlo exitosamente en tu negocio
Trabajar con inteligencia y centrándose en el cumplimiento de las tareas en lugar de en una cantidad de horas de trabajo, de esto se trata el smart working, la nueva tendencia en la forma de trabajar, que cada vez más y más empresas implementan, debido a sus ventajas.
Esta modalidad de trabajo se beneficia de la tecnología y herramientas informáticas de trabajo colaborativo para permitir que los trabajadores de una empresa realicen sus tareas desde cualquier lugar y en cualquier momento. Todo ello, sin dejar de cumplir con sus responsabilidades laborales. Lo anterior favorece la productividad de los colaboradores, reduce costos operativos y crea un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal de sus empleados.
Esto, por supuesto, no significa irrumpir en cualquier momento en la vida personal del trabajador o no darle límites para las tareas a realizar. Como todo, el smart working debe ser implementado siguiendo una estrategia para obtener los mejores resultados.
Tu empresa puede beneficiarse de la modalidad de trabajo inteligente, especialmente, si tienes un nuevo emprendimiento, ya que permite optimizar recursos. Pero el smart working funciona para todo tipo de empresa, en realidad. Ahora veremos más sobre cómo este mejora los diferentes aspectos dentro del entorno empresarial y el clima laboral. También veremos algunos consejos sobre cómo puedes garantizar el éxito de una estrategia de smart working.
Beneficios del smart working
1. Trabajar desde cualquier lugar:
Uno de los principales beneficios del smart working o trabajo inteligente es la flexibilidad que ofrece a la hora de elegir el lugar desde el cual se trabaja. La mayoría de tareas actuales solo requieren de una computadora y acceso a internet, por lo que un colaborador puede trabajar desde casa, desde una cafetería, un sitio de coworking o incluso mientras viaja, siempre que tengan acceso a internet y acceso a las herramientas necesarias para realizar el trabajo.
Como existe una diversidad de herramientas para coordinar el trabajo remoto, puedes delegar las tareas fácilmente, compartir documentos, intercambiar notas y observaciones así como agendar reuniones por videollamada sin importar dónde te encuentres.
Esto elimina la necesidad de un horario de trabajo tradicional de 9 a 5 y permite a los empleados trabajar durante sus horas más productivas. Lo anterior se puede establecer en función del tipo de tareas a realizar y la disponibilidad de los miembros del equipo.
2. Ahorro de costos:
Otro beneficio del trabajo inteligente es el ahorro de costos que proporciona a la empresa. Al reducir o incluso eliminar la necesidad de contar con una oficina física, tu empresa puede ahorrar dinero en arrendamiento, servicios como la energía eléctrica o agua, en insumos de papelería, servicio de cafetería y otros gastos que son recurrentes en una oficina, así como en subsidios al transporte o la necesidad de resolver el desplazamiento de trabajadores.
En cuanto a este último punto, los trabajadores también se verán beneficiados al poder ahorrar dinero en costos de transporte o gasolina, así como en el costo de la ropa de trabajo (si no atenderán personal directamente) y otros asociados al desplazamiento hacia una oficina.
3. Retención de talento:
Permitir flexibilidad laboral a los trabajadores a través del smart working también puede ser un punto a favor para tu negocio, ayudándote a atraer y retener al mejor talento del mercado.
Recuerda que gracias a la adopción cada vez mayor de herramientas de trabajo en una economía colaborativa y la flexibilidad que ofrece, los trabajadores mejor calificados o que están a la vanguardia con habilidades de este tipo están buscando oportunidades laborales remotas cada vez con más frecuencia.
Al ofrecer opciones para trabajar con base en resultados y de forma remota y no desde una oficina con un horario inflexible, las empresas pueden atraer ese talento especializado. Lo mejor de todo es que no tienen que ser solo de tu país, puedes contratar literalmente a cualquier persona en el mundo. Solo se necesita la conexión a internet y establecer las reglas del equipo.
4. Mejora en el rendimiento y reduce el estrés:
Por contradictorio que pueda parecer en un inicio, trabajar menos basados en un horario estricto y más en el logro de objetivos, ayuda a reducir el estrés de los trabajadores y mejora el nivel de productividad, lo que lleva, desde luego, a mejores resultados, con un trabajo más comprometido y bien hecho.
Aunado al punto anterior sobre la atracción de talento global, esta satisfacción laboral te ayudará a retener el talento con el que ya cuentas, en lugar de perderlo porque decidieron irse en busca de otras opciones. A su vez, permitirá reducir la rotación de personal, ahorrándote dinero y tiempo en capacitaciones de personas completamente nuevas. Después de todo, el mejor activo con el que tu negocio cuenta es el talento humano.
Como ves, existen diversas razones por las que deberías comenzar a considerar una modalidad de trabajo más flexible a través del smart working para todas aquellas tareas que no requieran “mano de obra” presencial.
Desde luego, tal como comentamos al inicio, para implementar el trabajo inteligente en tu empresa, es importante no solo que cuentes con las herramientas y la tecnología adecuadas, sino también con una estrategia efectiva.
Estos son algunos consejos que puedes seguir para que el smart working te funcione de la mejor forma:
1. Establecer objetivos y metas claras:
Es necesario que establezcas objetivos y metas claras para la modalidad de trabajo inteligente, ya que esto ayudará a los colaboradores a enfocar sus esfuerzos en lo que es realmente importante.
Además de esta forma será más fácil evaluar su rendimiento a través del logro de los objetivos planteados, como veremos más adelante.
Muy importante: Estos objetivos deben ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y temporales (lo que en inglés se conoce como objetivos SMART, por sus siglas).
2. Proporcionar las herramientas y tecnologías adecuadas:
Es necesario proporcionar a los empleados las herramientas y tecnologías adecuadas para que puedan trabajar de forma remota.
Esto puede incluir software de colaboración como pizarrones kanban, gestores de tareas, softwares de manejo de proyectos, herramientas online para diseño como Adobe Suite, Canva Pro, etc.; herramientas de videoconferencia como Zoom, Meet, Skype, por nombrar algunas; almacenamiento en la nube vía Google Cloud, OneDrive o similares, o programas de CRM como Hubspot, Bittrix, Zoho, entre otros.
3. Dar acceso a los recursos necesarios:
Es esencial asegurarse de que todos los empleados tengan acceso a los recursos necesarios para trabajar de forma remota, como una conexión a internet segura y un equipo adecuado para realizar el trabajo.
Si tu empresa no brindará el equipo directamente, es una buena idea consultar con los trabajadores el equipo que usarán para trabajar, ya sea una laptop o una computadora de escritorio. Establece un estándar mínimo requerido para poder trabajar con las herramientas que se van a usar.
En caso de que alguno no cubra estos estándares, puedes ofrecer un apoyo al trabajador para actualizar su equipo. De esta manera, garantizarás que no haya contratiempos o demoras por fallas en el mismo.
4. Capacitaciones y apoyo:
Es importante proporcionar capacitación constante y apoyo a los colaboradores, para asegurar que tengan las habilidades y conocimientos necesarios para cumplir con el trabajo delegado de forma eficiente y efectiva.
Si cuentas con personal en planta, recuerda distribuir el tiempo para estas gestiones de forma equitativa, de manera que tu equipo de colaboradores remotos no se sienta relegado o desamparado en este aspecto.
En caso de que surja cualquier duda por parte de uno de ellos, toma un tiempo para agendar una reunión, como lo harías en forma presencial, y asegúrate de que el trabajador ha resuelto sus inquietudes.
5. Comunicación efectiva y abierta:
Crear y fomentar una cultura de confianza y de comunicación abierta es importante para que tus colaboradores se sientan cómodos al compartir sus ideas, consultas o dudas sobre cualquier tema.
Puedes lograr esto a través de la realización de reuniones regulares, así como facilitando la comunicación a través de grupos de chat como en Whatsapp, Telegram y Slack, o de herramientas de colaboración como Asana, Trello, Click Up, entre otros de los muchos recursos disponibles para empresas en el mercado.
6. Horarios límites claros:
Es importante establecer horarios y límites claros para el trabajo remoto, ya que esto ayudará a los empleados a equilibrar su vida laboral y personal.
No tiene que ser un horario corrido de trabajo, siempre que dejes claro qué tareas deberán estar cubiertas al final de cada jornada.
Por ejemplo, si un trabajador está estudiando por las tardes, puedes establecer que esté disponible durante las mañanas para resolver cualquier problema o para reunirse. Si otra persona necesita tiempo a mediodía para recoger a sus hijos de la escuela y encargarse de ciertas labores en casa, puedes solicitar una disponibilidad parcial durante la mañana y otra en una jornada de 3 a 6 de la tarde.
Es importante que se vayan detallando los objetivos en los que se trabajará en cada proyecto o proceso, a fin de que se tenga un rumbo hacia el cual dirigirse. De esta manera, el trabajador sabrá mejor cómo distribuir su tiempo en cada tarea.
Por otro lado, establece una política para la cobertura de días libres, días festivos y vacaciones, a fin de que el trabajador pueda disfrutar de un período de desconexión y volver con nuevas energías al trabajo.
7. Fomentar el trabajo en equipo:
Es importante fomentar la colaboración y el trabajo en equipo, no solo a través de herramientas y plataformas en línea, sino fomentando la participación o aportes de todos en las videoconferencia, chats grupales o herramientas de colaboración en tiempo real que tengas. Recuerda que siempre es bueno escuchar diversos puntos de vista e ideas.
Eventualmente, puedes organizar eventos online, donde puedan conversar y conocerse mejor. También puedes establecer la mención de reconocimientos o dar pequeños premios a logros que los empleados han obtenido.
Todo esto ayudará a los trabajadores a mantener una cohesión de grupo y a trabajar juntos más fácilmente, incluso cuando estén físicamente lejos.
8. Realizar evaluaciones regulares:
Un punto importante para saber si todo tu equipo está funcionando correctamente es la realización de evaluaciones periódicas para poder medir el rendimiento y la eficacia del equipo de trabajo remoto.
Esto puede incluir encuestas de satisfacción, entrevistas individuales, seguimiento de las metas y objetivos claves de cada miembro del equipo, etc. Si cuentas con diversos equipos de trabajo, apóyate en los team leaders, gerentes y gestores de proyectos para realizar estas mediciones.
Lo anterior te ayudará a identificar áreas de oportunidad y mejora. Una vez analices los resultados, podrás hacer ajustes a tu política de flexibilidad laboral, según sea necesario.
9. Contar con un plan de contingencia:
Es importante tener un plan de contingencia en caso de que surjan problemas técnicos o de conexión.
Establece un protocolo de cómo se puede responder en caso de que se tenga una situación de emergencia, así como la forma en la que se debe informar sobre problemas técnicos y solucionarlos rápidamente.
Si un trabajador pierde conectividad, brindar flexibilidad para que pueda movilizarse y conectarse desde otro lugar.
Por otro lado, si lo que presenta fallas es el equipo, esta situación debería estar cubierta a través del respaldo de la información en la nube. Otra opción es que la persona pueda trabajar temporalmente desde su teléfono, mientras se soluciona el problema.
Un punto imprescindible: Lo importante a dejar claro es que en caso de perder la posibilidad de realizar el trabajo, ya sea por fallas en el equipo o en la conexión wifi, el trabajador deberá informarlo inmediatamente, ya sea usando datos móviles o llamando a la empresa. (Esta política tendrá como única excepción las situaciones de catástrofe nacional o estado de calamidad).
10. Políticas de trabajo bien definidas:
Es importante proporcionar una política de teletrabajo bien definida que incluya detalles sobre los derechos y responsabilidades de los trabajadores y la empresa, prestaciones, propiedad del trabajo realizado, etc.
Incluso es importante establecer lo que sucederá con los accesos y contraseñas si el trabajador se retira de la empresa.
Además, tu política de trabajo deberá incluir detalles sobre qué se debe lograr durante determinado tiempo de trabajo, las expectativas de disponibilidad que tienes, el uso de tecnología que la empresa proporciona, auditorías o seguimientos al rendimiento del trabajador.
Por otro lado, el trabajador deberá contar con la misma protección de sus derechos, la misma posibilidad de realizar denuncias o de obtener ayuda y mediación en caso de conflictos.
Recuerda: Contar con parámetros bien establecidos en estos puntos te ayudará a asegurar que todos tus colaboradores estén alineados con tu mística de trabajo y objetivos, y que tengan una comprensión clara de las expectativas sobre su desempeño.
Conclusiones:
El smart working es una forma moderna de trabajar que ofrece muchos beneficios, que incluyen flexibilidad, ahorro de costos y la capacidad de atraer y retener a los mejores talentos.
Con las herramientas y tecnologías adecuadas, y un conjunto claro de pautas y políticas, tu empresa puede acceder a la contratación de profesionales de calidad desde cualquier lugar, contratando desde cualquier lugar, y beneficiarse de implementar el trabajo inteligente de forma exitosa.
Recuerda dejar claros tus objetivos y cuidar el paso a paso, con retroalimentación mutua y fomentando siempre una cultura colaborativa.
Encuentra talento internacional en español en www.soyfreelancer.com. Publica tu proyecto, compara perfiles, contrata servicios de forma recurrente y contrata de forma 100% segura ahora. Recuerda que cuentas con nuestro equipo de soporte para asesorarte.