Cómo manejar varios proyectos a la vez [10 tips 100% útiles]

Para tener éxito como freelancer un aspecto clave es contar con un buen número de clientes frecuentes, y para atenderlos, saber cómo manejar varios proyectos a la vez es una habilidad fundamental.

Gestionar bien tu tiempo te permite atender más clientes y ganar más dinero. Sin embargo, en ocasiones podemos estar agobiados por el quehacer diario y sentir que es difícil tener tiempo para todo.

Si trabajas freelance y tienes muchos proyectos a la vez, puede que esto te haya pasado en más de alguna ocasión.

Lo que sueles hacer:

Es usual que cuando hay mucho trabajo te tomes horarios de descanso, como tu almuerzo u horas de sueño para sacar todo. Esto es un error que no debes cometer. Lo ideal es que las horas productivas del día sean suficientes para cumplir con el trabajo que has aceptado realizar.

Por ello, hoy te daremos unos tips para que aprendas cómo manejar varios proyectos a la vez y puedas cumplir con todo lo que te propones.

“Todos tenemos las mismas 24 horas al día. La diferencia es cómo las utilizamos”.

Esta conocida frase nos habla sobre la importancia de saber manejar nuestro tiempo. De ello depende nuestro éxito y el logro de objetivos.

Gestionar múltiples proyectos es todo un arte. Debes aprender a priorizar tareas y organizar tu tiempo. Además, conocer las herramientas adecuadas que te ayuden a avanzar más rápido en tu trabajo. Estos consejos, seguramente te ayudarán:

1. Organiza tus prioridades

Lo primero para organizar el trabajo a realizar es ordenar las prioridades de mayor a menor. Debes poner primero las tareas que requieren entrega más urgente. Asimismo, aquellas sin las cuales no puedes realizar otra parte del trabajo.

Asegúrate de entender lo que es realmente importante y lo que no lo es tanto. Cada proyecto tiene una prioridad distinta y cada tarea dentro de los mismos también.

Haz una lista de estas prioridades. Si tienes varios proyectos, deberás programarte para hacer avances diariamente en tareas de cada uno.

También puedes establecer hitos o avances parciales principales a lograr por proyecto.

Una técnica que puede servirte es el método Kanban. Lo puedes hacer con una pizarra en casa o herramientas online como Trello o KanbanFlow, que te permite anotar tareas y gestionarlas en línea, incluso desde tu móvil.

Otra técnica son las listas tipo to-do. Una simple libreta de taquigrafía o un bloque de listas de compras (de las que traen casillas) te pueden ayudar. También puedes usar herramientas de gestión de proyectos como Asana, que te permite añadir tareas y subtareas con fechas de entrega.

La ventaja las herramientas digitales es que, si necesitas hacer trabajo en equipo, puedes invitar a un colaborador y delegarle tareas también.

2. Haz bloques de tiempo

Como todos sabemos, la multitarea es un mito. Hacer varias cosas a la vez te hace perder enfoque. Te hará sentir atorado y sin realizar avances significativos. Por lo tanto, no debes tratar de hacer varias cosas a la vez. 

Por ejemplo, si estás trabajando en diseñar o programar algo, no estés respondiendo correos o chats. Mucho menos viendo tus redes sociales (aunque sean tus fan pages e inbox).

Delega ciertos bloques de tu horario a esas tareas que te distraen de lo realmente importante.

Cosas que puedes agrupar en bloques de tiempo:

  • Devolver llamadas
  • Contestar correos
  • Responder tu Whastapp
  • Revisar tus redes sociales
  • Enviar cotizaciones
  • Hacer facturas
  • entre otras

Ponte uno o dos bloques de tiempo al día para esto.

Para lograrlo, te puede ser útil tener un mensaje de autorrespuesta en tu correo electrónico, indicando que te podrás en contacto a la brevedad.

Puedes hacer lo mismo con tu teléfono: Dejar un mensaje pidiendo que te escriban por correo o que dejen su mensaje para que correspondas. Solo responde de inmediato si se trata de una llamada muy importante.

Luego usa bloques de tiempo para trabajar en cada proyecto diariamente. Si son proyectos grandes, el tiempo asignado debe ser mayor.

Por ejemplo:

Imagina que tienes los proyectos A, B, C y D. Entonces distribuyes el tiempo así:

  • A: 3 horas
  • B: 1.5 horas
  • C: 1.5 horas
  • D: 2 horas

Puedes trabajar en ese orden siempre. Otros aconsejan iniciar un día por el proyecto A y terminar por el D (o el último que tengas) y al siguiente, iniciar por el D y terminar por el A. O alternar el orden, siempre y cuando el tiempo se respete.

Esto queda a tu criterio, pero es mejor que dejes los más difíciles para las primeras horas de trabajo, cuando estás fresco y concentrado.

Las redes sociales déjalas para el final. En Facebook, puedes agregar una autorrespuesta también, para que el cliente sepa que lo contactarás pronto.

Establece también tu tiempo de comida y descanso. (Como freelancer es fácil caer en la tentación de comer “cuando tengas hambre” y dormir “cuando tengas sueño”, pero es un hábito incorrecto que obstaculiza tu trabajo y productividad).

Debes respetar los bloques de tiempo para todas tus actividades. Proponte no pasarte de la hora, ya que así te mentalizas a avanzar lo más rápido posible sin agobiarte por mensajes pendientes.

Puedes establecer alarmas de aviso, si es necesario.

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3. Elimina la distracción

Primero que nada, establece un lugar tranquilo, ventilado e iluminado para trabajar. Aleja los bocadillos, video juegos, mascota, etc.

No te dejes atrapar por la tentación de revisar tus redes sociales. Puedes valerte de herramientas como Forest para no revisar tu teléfono a cada momento.

Otras herramientas como Rescue Time te ayudan a medir en qué estás usando tu tiempo para tomar conciencia y proponerte reducir las distracciones online.

La app móvil de Facebook ahora cuenta con una herramienta que te avisa cuando ya pasaste de cierto tiempo en línea. Además de asignar un bloque de tiempo para revisar tus inbox, puedes establecer un recordatorio. En el menú de la app, toca la opción Configuración y privacidad. Luego, ve a Tu tiempo en Facebook y establece el tiempo o máximo. 30 a 60 minutos diarios es suficiente.

Si la música es un factor distractor y te la pasas cambiando la playlist, buscando artistas, cantando en voz alta y más, es mejor que elimines dicha distracción también. Guarda tus audífonos y deja Spotify para tus horas de descanso.

Por supuesto, cada persona es diferente. Si la música te ayuda a concentrarte o alejar el ruido externo, puedes dejarla. Identifica lo que funciona para ti.

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4. Revisa regularmente tu carga de trabajo

Ten cuidado con tu carga de trabajo. No aceptes más proyectos hasta no estar seguro de que tienes los actuales bajo control y de que hay espacio para agendar más actividades en tu quehacer diario.

Revise tu lista de tareas y cantidad de proyectos, verifica las actividades críticas y cuánto tiempo te tomará resolverlas. Puedes ayudarte de un cronograma de actividades semanales para visualizar el nivel de avance de cada proyecto.

Esto puedes llevarlo en una simple hoja de Excel o usar herramientas en línea como Instagantt, que te permitirá crear tus cronogramas fácilmente. Además, podrás enlazar el servicio con otros como Asana, para que las actividades aparezcan como tareas automáticamente.

5. Establece entregas parciales

Muy importante:

Debes ir agendando avances parciales con cada uno de tus clientes.

Esto no solo es parte del buen servicio y comunicación constante que debes brindar, sino que te ayudará a no descuidar y dejar para último momento un proyecto que pensabas que podías sacar fácilmente.

Dentro de la plataforma de trabajo de SoyFreelancer.com tienes la opción de establecer entregas parciales a la hora de ofertar al cliente. Asimismo, de añadir tareas por prioridades dentro de los proyectos que te asignan. Puedes agregar avances como tareas a lograr e ir marcando el avance hasta llegar al 100%.

Recuerda que el cliente quiere estar informado sobre el avance.

La incomunicación o falta de progresos presentados puede hacer que un cliente se muestre reacio a volver a trabajar contigo y en el peor de los casos cancelar el proyecto.

Aprende a coordinar los informes y entregas de avances en cada proyecto. Así lograrás que todos tus clientes se sientan atendidos.

6. Pide ayuda cuando la necesites

Si sientes que de pronto tienes demasiado trabajo qué hacer, lo mejor es buscar a un colaborador para delegar el trabajo que no puedas hacer.

Seguramente estarás pensando que esto te significará un gasto, ya que deberás pagarle. Pero si lo piensas, es mejor contratar un colaborador de forma temporal y quedarte con una comisión que quedar mal y que el cliente te descuente o aplique penalizaciones.

Además, al completar más rápido un trabajo con la ayuda de alguien más, podrás tomar otros proyectos sin saturarte.

Atención a esto:

Delegar no significa desentenderte del trabajo asignado. Dale seguimiento y supervisa el avance del trabajo asignado a tu colaborador. Verifica que el trabajo está realizando de manera efectiva y de acuerdo con los requerimientos establecidos para el proyecto.

7. Organiza todo en la nube

Esto no solo te ayudará a que no pierdas cambios por pérdidas de conexión o apagones, sino que podrás acceder a todos tus archivos desde cualquier lugar en caso de un cambio de último minuto.

Además, podrás buscar y encontrar más fácilmente todo lo que necesitas.

Desde luego, eso no significa que guardes todo a granel. Es importante que tus archivos estén organizados por carpetas, con nombres que sean descriptivos y claros. Además, debes trabajar en una sola versión de los mismos.

Algunos servicios ofrecen la posibilidad de colocar viñetas o colores a las carpetas. Toma un tiempo a la semana para revisar los archivos de tus proyectos que están guardados en la nube. Elimina lo que no sirve y ordena lo que sí.

Puedes crear un folder o carpeta como archivo muerto para proyectos que ya terminaron. Así vas guardando lo finalizado y tienes a la mano solo lo que estás trabajando en el momento.

8. Mantén tus reportes actualizados

Recuerda ir actualizando y marcando los progresos en cada tarea que has anotado. Además, si debes entregar reportes al cliente, tómate un par de horas al final de la semana para actualizarlos también.

Haz esto, aunque el cliente no te lo haya recordado. De ese modo, no correrás a última hora tratando de actualizar tu reporte para presentar. Toma tú la iniciativa de enviarlo para que el cliente no tenga que recordártelo.

En el caso de las tareas, mantenerlas marcadas al día te evitará duplicar cosas que ya has hecho y también tienes más claro el panorama del tu tiempo libre para poder aceptar nuevos trabajos.

Asegúrate de tener fácil acceso a los cronogramas de tus proyectos y listas de tareas pendientes.

Tener la disciplina de mantener todo actualizado es clave en la gestión de múltiples proyectos.

9. Sé flexible

Algunas fechas de entrega son inamovibles y cerradas, pero otras podrás negociarlas con tu cliente.

En este caso, debes identificar cuáles pertenecen a cada categoría. No solo te servirá a la hora de establecer avances al manejar varios proyectos a la vez, sino que, si surgen emergencias en unos u otros, puedes hacer excepciones en tus bloques de tiempo para resolverlas.

10. Gestiona cualquier demora con tiempo

Un aspecto que nadie quisiera, pero que se puede presentar al gestionar varios proyectos, es que surja un contratiempo que te haga atrasarte en el trabajo. Habrá ocasiones en que no puedas hacer todo en el plazo establecido.

En este caso, lo mejor es informar a los clientes sobre el avance realizado y la razón del contratiempo. Así puedes renegociar la próxima entrega. Revisa cuánto tiempo tienes ahora disponible para completar el trabajo.

Sé realista y honesto:

Es mejor que le digas al cliente una fecha más lejana que prometer una fecha rápida y al final incumplir nuevamente.

Si, por alguna razón, no podrás cumplir con los compromisos, avisa a los clientes afectados lo antes posible y ofrece una solución. Una idea es referir a un colega que sepas que puede cumplir y tener una reunión con el cliente para entregar el trabajo hasta donde queda y acordar con ambas partes.

Así todos sabrán qué esperar y no dejas al cliente con el trabajo a medias. Si es necesario, ofrece un descuento. De ese modo, el cliente sentirá que se le ha dado una solución real.

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Conclusión

Como has visto, saber cómo manejar varios proyectos a la vez es una habilidad en la que debes trabajar.

Toma tu tiempo para la organización de tus actividades y no olvides buscar siempre más proyectos para mantener un flujo constante de trabajo. Todo esto, manteniendo la disciplina, así como el buen trabajo que sin duda sabes hacer. Así el día a día te parecerá más despejado y no necesitarás sacrificar tus horas de descanso.

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