Cuando se trabaja freelance la organización es fundamental para cumplir con todos tus proyectos a tiempo y tener éxito; por ello existe una serie de tareas diarias que todo trabajador freelance debe saber realizar y llevar a cabo día a día para tener bajo control sus proyectos. 

Estos tips te ayudarán a organizar tu trabajo. Además, a no descuidar aspectos que parecen triviales, pero que en ocasiones olvidamos. Desde la organización del presupuesto hasta la gestión de cobros. Sigue estos 8 consejos de tareas diarias por hacer como freelance:

1. Controla tus gastos diarios

Muchos freelancers pasan por alto la importancia del manejo de sus finanzas, cuando es un punto clave para tener éxito como profesional. 

El primer paso para poder mantener tu nueva modalidad de trabajo es lograr la estabilidad económica. Esto quiere decir que debes saber cobrar tus proyectos para que sean rentables, pero también debes aprender que por más bien pagado que un proyecto haya sido, no puedes despilfarrar tu dinero. 

Elabora un presupuesto de gastos quincenales o mensuales que debes cubrir y manéjalo cuidadosamente. Este debe incluir

Servicios básicos y alimentación: 

En primer lugar, debes asignar de fijo un presupuesto para el alquiler o hipoteca. Lugo, los servicios básicos. La energía eléctrica, el agua, el gas, el teléfono, el móvil, tu servicio de internet, gasolina para tu vehículo y pago de seguros (médico, auto, de vida, etc.). Después, anota los gastos en supermercado, pagos de colegiaturas o educación que tengas actualmente, medicamentos y gastos en tus mascotas, si las tienes.

Ocio: 

Este es el gasto que se hace en entretenimiento, el cual, por supuesto todos necesitamos: Servicios de streaming, cable satelital, comprar juegos o cualquier otra cosa cuyo fin sea el esparcimiento o el descanso. Incluso, puedes anotar aquí el dinero que usas en pasatiempos como la jardinería o el bricolaje.

Depreciación de equipo de trabajo: 

Lo más conveniente es que tengas un ahorro programado para ir guardando mes a mes. Recuerda que ni tu laptop, ni tu móvil, ni tu software, ni tus insumos de oficina durarán para siempre. Cada vez que los usas, se desgastan o se acercan a la obsolescencia. En unos años, como ya imaginarás, deberás cambiarlos. 

Luego que tienes apuntado todo esto, asigna un fondo a tus gastos hormiga… Gastos pequeños que se hacen a diario en compras pequeñas. 

Por ejemplo, si fuiste a la gasolinera y se te antojaron unos refrescos, si de pronto decidiste probar una nueva receta y compraste algo en la tienda, si tu hijo tuvo una actividad del colegio y te pidió dinero extra para materiales, si viste la pinza para parrilla que siempre quisiste y decidiste comprarla, etc. 

La idea es que ese dinero no salga de tu presupuesto de servicios básicos, ni de educación, ni de salud, ni de transporte, ni del gasto que tienes para hacer las compras del supermercado. Es simplemente dinero que está ahí para gastos varios. 

Lleva un control minucioso de en qué gastas a diario y procura no tomar del presupuesto que ya tienes para otras cosas. Esta es una de tus tareas diarias freelance más difíciles, pero también más importantes.

2. Establecer una rutina diaria

Aunque te hayan dicho que trabajando desde casa puedes trabajar “a la hora que te dé la gana”, lo mejor es que no dejes esto al azar o al deseo del momento. De hecho, siendo criaturas diurnas, los humanos estamos más alertas en horas diurnas y tendemos a relajarnos en horas vespertinas y durante la noche.

Por ello, lo mejor es establecer una rutina que involucre avanzar en tu trabajo en las mañanas, cuando estás recién descansado.

Establece un horario para levantarte temprano y ponte a trabajar en lo que requiere más atención y concentración. Luego, coloca una alarma a mediodía para indicarte que es hora de almorzar. Si cocinas en casa, puedes tomar 2 horas libres.

Al finalizar tu pausa del almuerzo, puedes dedicarte a tareas que requieran menos esfuerzo mental, como responder mails y llamadas o proyectos más sencillos de realizar.

Al finalizar la tarde, entre 5 y 6 p. m. finaliza tu jornada de trabajo y dedícate a cualquier otra cosa que te guste hacer.

Es decir que lo mejor es establecer una rutina que se repita y sea similar a la de un trabajo regular de 9 a 5.

Por supuesto, algunos dirán que se concentran mejor de noche, cuando no hay ruido. Pero esto a la larga no es bueno para tu salud… sin mencionar que los clientes suelen estar disponibles para consultas durante el día (no a las 3 de la madrugada). Lo mejor para trabajar sin interrupciones es delimitar tu zona de trabajo a un lugar con poco ruido y alejar distracciones como la nevera, los videojuegos, etc. Así podrás enfocarte en terminar el trabajo durante el día y tendrás la noche disponible para relajarte con tu familia.

3. Ordena tus tareas por proyecto y prioridad

Al finalizar cada jornada de trabajo, deja anotado lo que se queda pendiente para ver al día siguiente. De ese modo, al comenzar tu jornada tendrás ya un panorama claro de lo que deberás atender. Toma tu lista de tareas y asigna una prioridad a cada una, de la más a la menos importante.

Si tienes varios proyectos que atender en el día, divide las jornadas de forma que le asignes un período determinado de horas de atención a cada uno.

Lo primero que debes atender es lo urgente e importante, luego lo importante que no urge, después lo que pueda esperar y por último lo que puedes no hacer, delegar o eliminar: 

ImportanteImportante
Urgente

Hacerlo ya

Poner fecha

No urgente
Urgente

Puede esperar

Delegar o borrar

No urgente
Poco importantePoco importante

Esta es una buena forma de saber por dónde comenzar y en qué puedes pedir ayuda o dejarlo para después.

No olvides revisar tu avance al hacer tu pausa del almuerzo o de media jornada y luego cerrar el día volviendo a revisar lo que has finalizado y lo que se queda pendiente. 

Esta tarea de organizar tu día es clave para que reduzcas el tiempo muerto o improductivo. También te ayudará a no olvidarte de lo que es importante por atender lo urgente. 

4. Comunicación con los clientes

Parte de las funciones claves y críticas del día a día como freelancer es mantener una buena comunicación con los clientes. 

Dedica al menos media hora o 45 minutos (dependiendo de cuántos tengas) a responder mensajes, hacer llamadas de seguimientos, enviar reportes o cualquier otra forma de comunicación que haga ver al cliente que estás trabajando en lo suyo. 

Una comunicación activa y constante no solo te ayudará a que tu cliente esté tranquilo, sino que cualquier duda que surja puede ser resuelta en el momento. 

Haz esto con todos los clientes con los que lleves proyectos cada uno o dos días. Todo depende del tipo de proyecto del que se trate. Cuando converses con tu cliente acuerda cuándo volverás a comunicarte. Y cumple con el día. Anota en tu calendario o tu agenda “llamar al cliente tal el día tal” y establece un recordatorio. 

Cada día previo, revisa a quiénes debes contactar el siguiente día para tener la lista a la mano a la hora de hacerlo. 

5. Lleva un registro de avances 

Al finalizar tu jornada u revisar las tareas pendientes del día siguiente revisa también el porcentaje de avance de cada proyecto. De ese modo puedes saber si hay algo a lo que no le estás dedicando el tiempo suficiente o si tienes muy cerca una fecha de entrega.

Esto te permite reorganizar el trabajo para no descuidarte con los tiempos prometidos y salir con todo el trabajo a tiempo  

6. Promoverse online 

Por supuesto, para tener clientes con los cuales trabajar no debes olvidarte de vender. Puedes aprovechar la tecnología para promover tus servicios en tus redes sociales. Puedes actualizar posts con tus proyectos o muestras de trabajos más recientes y hablar un poco sobre el servicio que ofreces. Otra buena idea es enviar correos o boletines a clientes que hace tiempos no trabajan contigo. 

También puedes colocar algunos anuncios en las redes como Facebook e Instagram para que nuevos clientes conozcan sobre ti. 

Además, puedes aprovechar para aplicar a proyectos online en plataformas como SoyFreelancer.com, que son sitios específicamente creados para encontrar clientes online. No olvides mantener actualizado tu portafolio y aplicar solo a proyectos relevantes para tu área profesional. 

Obviamente, todo esto también puede ir acompañado de algunas llamadas a referidos o antiguos clientes. Pero la promoción y búsqueda de oportunidades online es crítica. No debes descuidarla. 

7. Seguimiento a cierres de negocios

Esto es parte de tu labor de ventas, pero se refiere a aquellos clientes a los cuales ya les has presentado una oferta. Es decir que dicha labor no termina enviando presupuesto. Debes agendar y mantener un contacto periódico con tu cliente hasta lograr que el proyecto se cierre. 

No quiere decir que le llames a diario o que lo bombardees con correos electrónicos o de mensajería instantánea. Pero sí significa que debes dar seguimiento cuando dices que lo harás. 

Para comenzar, antes de presentar tu propuesta, pregunta al cliente cuándo necesita realizar el trabajo y cuándo considera que habrá respuesta. Luego, cuando la envíes, asegúrate de que la recibió y que tiene claros los puntos detallados en la misma. 

Es ahí cuando puedes consultarle para qué día le puedes escribir o llamar para saber si hay avances. Anota la fecha y llama o escribe el día que corresponda. 

Luego, ve planificando fechas para nuevos contactos hasta lograr que el negocio se cierre. 

Naturalmente, en algunos casos el cliente dirá que no. En dicho caso, pregunta las razones por las que la oferta fue rechazada para mejorarla a futuro. Ponte a disposición para trabajos posteriores. No olvides anotar a estos clientes para enviarles correos eventuales. De ese modo, te tendrán en mente al cotizar nuevos proyectos. 

8. Cobros

La última tarea diaria freelance, pero no la menos importante. Realizar tu gestión de cobros. Si un cliente te tiene pagos pendientes, recuerda llamar para consultar si tu pago está listo. Si trabajas con clientes que te entregan quedan, debes ser disciplinado con esto. 

En muchas empresas, atienden llamadas para consultar pagos de quedan solo a determinadas horas. Generalmente, un horario más corto de trabajo (de 11 a. m. a 4 p. m., por ejemplo). Otros reciben proveedores con quedan solo determinados días. 

Por ello, marca siempre en tu agenda o calendario las gestiones de cobro pendientes. De ese modo, mantendrás al día tus pagos y no tendrás problemas porque olvidaste llamar o ir a cobrar. 

Como puedes ver, estas tareas diarias freelance son gestiones básicas. Pero no debes descuidarlas si quieres tener éxito como freelancer. Te ayudarán a controlar mejor tu presupuesto, gastos y proyectos. 

Lograr la independencia económica depende de la disciplina que tengas y de que realices un buen trabajo para tus clientes. 

Toma tu tiempo para organizarte con estos consejos y obtén mejores resultados en tu vida profesional. Comparte este artículo con tus amigos en redes sociales. 

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