Así como muchas otras áreas laborales lo han hecho, los Recursos Humanos (RR.HH.) y la contratación, entre otras, han evolucionado masivamente en la última década, con procesos cada vez más técnicos que facilitan la gestión del talento, ya sea a través de plataformas de reclutamiento, entrevistas en línea, pruebas de evaluación de habilidades, etc.
Pero no todas las empresas poseen un buen software de gestión de Recursos Humanos que podría ayudarles a cambiar la forma en que gestionan sus procesos diarios, desde el momento en que un nuevo profesional es incorporado hasta el procesamiento de la nómina y el seguimiento del desempeño.
Un software de Recursos Humanos es más que datos dispersos sobre licencias de personal, asistencia, bajas por enfermedad, evaluaciones y capacitaciones; es una plataforma centralizada integral que te permite automatizar estas tareas repetitivas para tomar mejores decisiones estratégicas sobre la gestión del personal.
¿Por qué necesitarías implementar algo así?
Ahora te lo contamos, veamos algunas ventajas del software de Recursos Humanos:
1. Automatización de tareas administrativas
La digitalización de algunas de las tareas que se hacen a nivel administrativo de forma repetitiva puede automatizarse, esto te ayuda a mejorar la efectividad organizacional, como por ejemplo, haciendo más rápido el cálculo de nóminas, asignación de permisos, gestionar los beneficios del empleado, etc. lo que ahorra tiempo a la vez que disminuye los errores humanos.
Solo este pequeño cambio a través de un software de RR. HH. ya te permite, por ende, poder dedicarte a actividades más estratégicas y de alto valor (desarrollo de talento, comunicaciones internas, etc.).
Aunque muchas de estas herramientas antes solo se encontraban en inglés, el mercado hispanohablante se ha ido expandiendo y ahora ya se cuenta con soluciones en español, como Factorial MX, que cuenta ya con una posición destacada en el mercado de los softwares de Recursos Humanos, permitiendo automatizar procesos administrativos como la gestión de nóminas, vacaciones y documentación laboral.
Otras conocidas son Softland Capital Humano y Buk, con varias funciones de automatización de nóminas y beneficios para empleados.
2. Control de asistencia
El reloj digital que tienen este tipo de sistemas permite que los horarios de entrada y salida de todos los colaboradores se puedan rastrear con precisión. Los trabajadores pueden marcar su entrada y salida en segundos, enviando el tiempo acumulado a través de dispositivos biométricos, lo que elimina los errores de marcación de tiempo manualmente, incluso las colas para marcar, que atrasan al trabajador.
Gracias a esas funciones, el pago de la nómina se puede hacer más fácil, ya que no hay que estar calculando las horas a mano, ni revisando errores manuales, que suelen pasar. Por otro lado, así es más fácil cumplir también con las leyes laborales relativas a las horas trabajadas y los descansos que se le da a cada trabajador.
3. Centralización de datos
Toda la información del personal, incluyendo sus datos personales, historial laboral, evaluaciones, contratos, etc. están en un solo lugar, lo que te ayuda a no tener que buscar entre registros visibles. Este único punto de acceso, además, permite una revisión más minuciosa del equipo de trabajadores para obtener una visión más «panorámica» de la fuerza laboral, lo cual a la vez te ayudará a tomar decisiones más informadas para tomar decisiones sobre la empresa.
Entre las recomendadas están Workday, Scalingsoft y Factorial.
4. Mejor comunicación interna
Los sistemas de RR. HH. frecuentemente ofrecen herramientas de comunicación interna como intranets, chats corporativos, etc., que fomentan un sentido de cohesión, de trabajo en equipo y de colaboración. Permite que la sinergia entre equipos y departamentos se desarrolle. Algunos de los más conocidos son Bitrix 24, Factorial y Kenjo.
Además, en este tipo de softwares los empleados pueden tener acceso a su propia información, como solicitudes de permisos, recibos de sueldo, capacitaciones, etc., y la de otros empleados de la misma empresa, sin tener que recurrir a alguien de RR. HH.
5. Cumplimiento
Debido a que las leyes laborales cambian frecuentemente, es importante contar con un software de RR. HH. que te ayude a ver que los procesos se adhieren a la legislación más reciente, lo que significa que puedes evitar sanciones.
Al digitalizar tus procesos de nómina y de asistencia, puedes tener una mayor seguridad de que estás cumpliendo con toda la legislación pertinente para las leyes laborales de tu país. Por otro lado, también puedes cifrar la información de los trabajadores y contratos, y almacenarla de forma segura para que los usuarios que tú determines tengan acceso únicamente y la información confidencial no se filtre.
6. Mejor toma de decisiones
Estos sistemas incluyen módulos de análisis que muestran informes sobre métricas como los absentismo, productividad, rotación y rendimiento del personal. Pueden identificar tendencias, anticipando necesidades de tu equipo cuando esos datos se actualizan en tiempo real.
De esta forma, como encargado de RR. HH., puedes hacer una mejor distribución de los recursos logísticos, identificar áreas de mejora y ver cuál es el impacto que tiene cada decisión tomada a medida que transcurre el tiempo. También de esta manera puedes evaluar la estructuración de departamentos o cómo se configuran los equipos de trabajo y trabajar con las gerencias de esas áreas específicas para ver de qué forma se puede mejorar la productividad.
7. Escalabilidad
A medida que la empresa crece, el sistema necesita adaptarse a nuevos sistemas. El software escalable es aquel que puede adaptarse para su uso y proporciona instalaciones que de otra manera serían costosas y prohibidas de acceder.
Como generalmente es a base de nube y sus componentes son modulares (más empleados, más datos, nuevos procesos), la capacidad se puede agregar como lo requiera la gestión. De este modo, el software se va adaptando según las necesidades de la organización sin necesidad de estar cambiando, solamente se incrementa el número de usuarios y está listo para más.
¿Recomendaciones de software de Recursos Humanos?
Estos son algunos de los más reconocidos dentro del mercado hispanohablante:
1. Factorial MX
Enfocado principalmente en América Latina y adaptable a casi cualquier tipo de organización, grande o pequeña, este software permite la gestión integral de nómina, beneficios laborales, control de asistencia y vacaciones, gestión financiera, análisis de datos e indicadores claves (KPI) para la toma de decisiones, entre muchas otras funciones. Posee además una intranet y portales para los empleados.
Además, se puede integrar con otras aplicaciones como Zapier, Gmail, Okta, Slack, Power BI, entre otras.
2. Workday
Permite administrar el capital humano, gestionar finanzas, realizar análisis avanzados, evaluar el desempeño de los trabajadores y escalar según el crecimiento de la empresa.
3. Buk
Otro conocido, pero de origen chileno. Buk también cuenta con gestión integral de nómina, beneficios laborales, control de vacaciones, ausencias, desempeño de empleados, evaluaciones internas, etc. en una interfaz sencilla pero robusta.
4. Bitrix24
Ampliamente conocida a nivel global, se enfoca en la comunicación interna efectiva, gestión documental y administración de proyectos, siendo su característica más relevante el CRM integrado para equipos comerciales.
5. Sesame HR
Solución española centrada en el control biométrico y digital para asistencia laboral, fichaje móvil, informes de horas trabajadas y gestión automatizada de vacaciones y ausencias, entre otras funciones.
6. Kenjo
Plataforma hispano-alemana diseñada especialmente para pymes, facilita la gestión integral del talento, desempeño laboral, comunicación interna efectiva mediante portales corporativos y gestión documental.
7. Scalingsoft
De origen latinoamericano, está enfocado en analizar datos laborales, gestionar el desempeño y clima organizacional, generando reportes para toma de decisiones. Tiene una alta adaptabilidad a empresas en crecimiento.
Conclusión
Como ves, un sistema de gestión de RR. HH. es un excelente método para automatizar procesos, contar con datos y análisis más precisos y hacer que los equipos de RR. HH. y los empleados estén más comprometidos. En cuanto a su implementación, cada proveedor cuenta con un equipo de asesores especializados para ayudarte, dependiendo del tamaño de tu nómina.
No importa cuál elijas, lo importante es mantenerte al día con la tecnología y las exigencias que el mercado laboral actual exige de una empresa moderna y dinámica.
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Autora: Patricia Gutiérrez, Redactora de Soyfreelancer.