Jun 03, 2015

Herramientas que te ayudarán a mejorar tu productividad laboral


Herramientas que te ayudarán a mejorar tu productividad laboral

Ya seas freelancer, empleado o emprendedor, sabes que el orden y el manejo del tiempo son aspectos fundamentales que debes cuidar siempre para mantener alta tu productividad laboral. Además, en el caso de que seas un profesional independiente, has aprendido que la inspiración puede llegar en cualquier momento y debes tomar nota de tus nuevas ideas para trabajar luego en ellas.

La tecnología pone a nuestra disposición diferentes aplicaciones y servicios online que te ayudan a procesar tus ideas de forma más ordenada para mejorar tu productividad laboral. A continuación te presentamos algunas herramientas que son de mucha utilidad y que te ayudarán a ser más eficiente y organizado.

Espacio en la nube

Es imprescindible utilizar un servicio de almacenamiento en la nube que te permita sincronizar una o varias carpetas locales para tener un respaldo de tus documentos, así como también compartirlos con tus clientes. Este servicio es muy conveniente porque puedes acceder a tus documentos desde cualquier dispositivo para trabajar en él. Esta característica te permite ahorrar tiempo al evitarte guardar varias veces el mismo documento y estar haciendo respaldos manualmente.

*Talvez te interese leer: Técnica Pomodoro. Administra mejor tu tiempo

Dropbox

Un servicio muy popular cuya versión gratuita te ofrece un espacio de 2 Gb y puedes ganar espacio invitando a referidos. Ofrece tanto una versión web como una aplicación móvil y un software para instalación local.

Google Drive

Parte de las aplicaciones gratuitas de Google, también cuenta con un software para instalar un disco duro virtual donde puedes sincronizar carpetas y una app para dispositivos móviles. El espacio disponible en la versión gratuita es de 15 Gb, con la salvedad que se distribuyen entre tus correos electrónicos, fotos de Google Plus y archivos. La ventaja es la facilidad con la que los documentos de Google Drive permiten la colaboración en línea en tiempo real. Si de optimizar la productividad laboral de tu equipo se trata, es una herramienta muy recomendable.

One Drive

El servicio de almacenamiento en la nube de Microsoft que te brinda un espacio de 15 Gb de forma gratuita. Funciona de manera similar a los dos anteriores, al darte acceso a tus documentos desde una app móvil, desde tu computadora o desde el sitio web.

Sistemas de notas rápidas

Se trata de sencillas aplicaciones para smartphones o tablets, que te permiten guardar notas de texto o imagen y organizarlas con viñetas, e incluso crear checklists en tus notas. Algunas además te permiten colocarles recordatorios. Son muy útiles para guardar ideas rápidamente cuando debes recordar algo posteriormente o cuando tienes una nueva idea y no quieres que se te escape. Dos de los servicios más populares son Keep Google y Evernote.

Keep

Parte de los servicios de Google Apps. Se trata de una aplicación muy intuitiva para notas. Una de sus características atractivas es que las notas pueden ser personalizadas con colores y puedes archivar las que no necesitas tan a la mano. Al borrarlas, tus notas permanecerán temporalmente en una papelera para su recuperación. La única desventaja es que solo está disponible para Android o vía web en tu cuenta de Google, en la URL keep.google.com

Evernote

evernote

Una aplicación con mucho más tiempo en el mercado y con algunas características adicionales muy deseables; por ejemplo, la ventaja de agrupar y guardar tus notas en libretas en lugar de usar solo viñetas, de manera que se encuentren más ordenadas. Otra ventaja es que tus notas pueden contener archivos adjuntos. La aplicación está disponible para cualquier dispositivo, además de la versión web. También cuenta también con un “web clipper”, una pequeña extensión que se instala en el navegador y te sirve para tomar capturas de pantalla, imágenes o enlaces cuando navegas por la red.

Listas de tareas

En muchas ocasiones puedes necesitar hacer listas de tareas que no requieren demasiados pasos o explicación: Llamadas que debes realizar, por ejemplo, o un pequeño resumen de tareas de la mañana. Para estos casos, es útil contar con herramientas de listas rápidas que puedas verificar y editar sin perder demasiado tiempo.

Teux Deux

teux deux

Un sitio web muy sencillo donde creas un usuario y automáticamente te muestra una pantalla tipo checklist donde escribes tus tareas de la semana y puedes irlas editando o tachando según avances en ellas. Las tareas que no completes en un día, te aparecen en el día siguiente de forma automática, también puedes arrastrarlas hacia otra fecha, reorganizarlas moviéndolas hacia arriba o hacia abajo de la lista, así como pasarlas a la parte inferior, donde te da otros criterios de organización. Si vas a la configuración, puedes hacer que Teux Deux te mande un correo por las mañanas con un listado de lo que tienes pendiente.

Todoist

Todoist

Un servicio en línea sincronizable con app para móviles o tablets que te permite añadir tareas de forma sencilla, con la ventaja de que puedes agregarles fechas de plazo y asignarlas a diferentes proyectos. Es una aplicación muy versátil que además te incentiva a completar tus tareas mostrándote una pequeña casilla con una gráfica de productividad que incrementa con cada tarea completada.

Asana

Un servicio minimalista pensado justamente para mejorar tu productividad laboral sin interponerse en tus tareas diarias, perfecto para manejar proyectos sencillos o tareas personales, también puedes crear equipos de trabajo, asignar tareas y fecha de finalización. Cuenta con un calendario que te muestra las tareas realizadas. Además puedes subir imágenes, archivos e incluir una descripción a tu lista de tareas. Asana tiene notificaciones dentro de la aplicación así como por correo electrónico, actualizando el estado de cada tarea para cada miembro del equipo. Es un software freemium que ofrece un conjunto de funcionalidades bastante completo en su versión gratuita.

Servicios de transferencia de archivos

Se trata de sitios que ofrecen la transferencia de archivos grandes que no puedes enviar por correo debido a su peso, ahorrándote la molestia de tener que esperar a que se suban completamente para darle clic a Enviar o tener que copiar un enlace para mandarlo posteriormente por mail. No se trata de un proveedor de almacenamiento, sino que de un servicio de envío que te dará espacio y enlaces temporales para descargar los archivos.

Wetransfer

La versión gratuita envía archivos hasta de 2 Gb. Solamente escribes una o varias direcciones de correo a las que deseas enviar el archivo, tu dirección de correo, seleccionas lo que vas a adjuntar y dejas la página abierta para que WeTransfer se encargue del resto.

No necesitas una cuenta para usarlo. Además, WeTransfer te envía a tu correo una copia del enlace en el cual el archivo estará disponible para su descarga; asimismo, te notifica cuando tus contactos descargan el documento. El enlace estará disponible por siete días para descargar el archivo, si no es descargado en ese período, deberás subirlo nuevamente y se te enviarán nuevos enlaces.

Sendspace

El plan gratuito te permite enviar archivos hasta de 300 Mb. Puedes ingresar varias direcciones de correos a las que enviarás el documento que subas y te mandará una copia del enlace de descarga. La única desventaja es que no te notifica si tu contacto ha descargado tu envío o no, pero los archivos que subas estarán disponibles durante 30 días.

Pizarrones colaborativos (Online whiteboards)

Es una herramienta especializada para trabajar en propuestas visuales y de diseño. Puedes crear pizarrones de trabajo en línea en los cuales pegar imágenes para hacer borradores e invitar a otros usuarios a que colaboren con sus propias ideas poniendo comentarios, agregando o quitando elementos, añadiendo textos y formas, etc.

Conceptboard

Además de importar imágenes y pegar capturas de pantalla, te permite insertar elementos desde PDF o Word, con la única precaución de que antes de hacerlo debes quitar del documento las páginas que no deseas que se importen o se cargarán todas y deberás borrar a mano las que no uses (lo cual demora su tiempo si son varias). Las páginas importadas se toman como imágenes. El espacio de la cuenta gratuita es de 50 metros cuadrados de pizarrón y tendrás a tu disposición un chat para hablar con tus colaboradores.

Real Time Board

realboard

Además de poder insertar imágenes, Real Time Board te da la opción de insertar documentos que, aunque no son editables dentro de la pizarra, pueden ser hojeados en lugar de importarse como varias imágenes de páginas sueltas. Su versión gratuita te da la opción de tener hasta 3 pizarrones guardados.

Herramientas de mind mapping

La creación de mapas mentales resulta muy útil para hacer brainstorming y organizar tus ideas si necesitas trabajar en un proyecto que se compone de múltiples áreas. Los servicios de mind mapping en línea te permiten crear, editar y compartir mapas mentales de manera ordenada y cómoda.

Mind Meister

mindmeister

Un servicio que ya lleva un tiempo en el mercado. La cuenta gratuita te permite tener hasta 3 mapas mentales a la vez. Puedes agregar notas, enlaces y comentarios a los nodos que conforman el mapa, así como cambiarles color, colocarles íconos o convertirlos en tareas. En las versiones de pago puedes crear mapas ilimitados.

Tus mapas pueden ser vistos y editados desde dispositivos móviles con la ayuda de una app desde la que puedes enviar también ideas rápidas, las cuales se guardan en un nodo temporal (“My Geistesblitzes”) para su posterior organización.

Coggle

Una herramienta de mind mapping que a lo mejor no tiene tantas características de personalización de los nodos pero con la cuenta gratuita puedes crear un número ilimitado de mapas y organizarlos por carpetas. Su interfaz es muy simple de usar y resulta menos atemorizante que otras si no tienes mucha experiencia creando mapas mentales en línea. De momento, únicamente está disponible en versión online.

Estos son solo algunos de los muchos servicios que encontrarás en el mercado de las aplicaciones que te pueden ayudar a aumentar la productividad laboral, y que ofrecen versiones gratuitas de mucha funcionalidad.

Pruébalos, incorpóralos a tus herramientas de trabajo e invita a tus colaboradores a trabajar con estas herramientas para no perder detalles, organizar mejor las ideas, y ¡sacarle el máximo provecho a tu tiempo!


Cover: Ana C.

Artículos relacionados